Herzlich willkommen im Kreise der zahlreichen Anwender vom officemailer! Sofern Sie sich als Administrator detailliert mit dieser Software auseinandersetzen möchten, bietet Ihnen das Handbuch wertvolle Unterstützung.
Eingeteilt ist dieses Dokument in fünf Abschnitte:

Abschnitt (1): Installation, Programmstart und -betrieb
Abschnitt (2): Allgemeine Beschreibung des Programmaufbaus
Abschnitt (3): Funktionsbeschreibung
Abschnitt (4): Fehlerbehandlung
Abschnitt (5): Abschlussbemerkung

Falls Sie ein Anwender sind und Fragen zu konkreten Vorgehensweisen im operativen Einsatz haben, möchten wir auf unser spezielles Anwender-Handbuch verweisen. In diesem werden die wichtigsten Arbeitsschritte verständlich erläutert.

Alle Support-Dokumente finden Sie übrigens unter www.dialogue1.de/support/.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und Spaß beim Arbeiten mit officemailer!

Ihr Team der dialogue1 GmbH

Hinweis

officemailer besitzt eine kontextbezogene Hilfefunktion. Über der Hilfe-Schaltfläche im Hauptmenü können Sie diese jederzeit aufrufen. Es öffnet sich dann eine Online-Version dieses Handbuches in einem separaten Fenster.

(1) Installation, Programmstart und -betrieb

Architektur

officemailer ist eine Einzelplatzlösung. Zwar kann die Datenbank optional auf einem Netzwerkserver abgelegt werden, installiert und betrieben wird die Anwendung aber stets lokal auf einem Client-PC.
Für einige Funktionalitäten (z.B. die automatische An- und Abmeldung eines Newsletters) müssen Skripte auf einem Webserver betrieben werden, welche im Programmumfang enthalten sind.

Systemvoraussetzungen

Hardware

Prozessor: Intel-Pentium^® oder vergleichbar - empfohlen ab Pentium II^®
Grafik: mindestens 800 x 600, High Color, empfohlen: 1.024 x 768

Tastatur, Maus
Arbeitsspeicher: mindestens 64 MB - empfohlen: 256 MB
Festplattenspeicher: 40MB + Speicher für die Daten

Software

Microsoft Windows^® NT 4.0 ab SP 6a, Microsoft Windows^® 98/2000/2003/ME/ XP/Vista
Microsoft^® MDAC ab Version 2.6 und Microsoft^® Jet 4.0 SP3 (oder neuer)

Internetzugang

· Ein bestehender Internetzugang über das DFÜ-Netzwerk oder das lokale Netzwerk (LAN), T-Online, Compuserve und AOL.

Benötigte Protokolle für die Kommunikation mit dem Internet: FTP, SMTP, POP3, http

Systemvoraussetzungen E-Mail-Server

· Unterstützung von SMTP/POP3

· SMTP ohne Authentifizierung, SMTP-after-POP oder SMTP-Auth (RFC 2554)

· Anbindung an das Internet

· Unterstütze Verschlüsselungs-Protokolle u.a. TLS 1.0, SSL 2.0, SSL 3.0

Systemvoraussetzungen Webserver

· Installierter FTP-Server (RFC 959)

· Entweder PHP 4 / 5 oder Perl 5 (inkl. LWP-Package)

· MTA wie z.B. „sendmail“

· Möglichkeit, Dateien in ein Server-Verzeichnis zu schreiben

Unterstütze Proxy-Server/Firewall-Standards

· FTP

o SITE hostname

o USER after logon

o PROXY open

o Transparent

o USER with no logon

o USER fireID@remoteHost

o USER remoteID@remoteHost fireID

o USER remoteID@fireID@remoteHost

· SMTP

o Standard SMTP Proxy

o SOCKSv4 Proxy

o SOCKSv5 Proxy

· POP3

o Standard POP3 Proxy

o SOCKSv4 Proxy

o SOCKSv5 Proxy

Beispiel-Architekturen

officemailer

Datenbank auf lokalem PC; direkter Internetzugang

Netzwerk mit separatem Datenbankserver und Nutzung eines Proxy-/Firewallservers für den Internetzugang

Benötigte Zugriffsrechte auf lokale Verzeichnisse

Programmverzeichnis (z.B. c:/Programme/officemailer/)	In dieses automatisch angelegte Verzeichnis wird während der Installation und bei Änderung des Datenbankpfads schreibend zugegriffen
Lokales Systemverzeichnis z.B. c:/Dokumente und Einstellungen/[Benutzername]/Eigene Dateien/officemailer/	In dieses automatisch angelegte Verzeichnis wird während des Betriebs der Software schreibend zugegriffen. Es ist zunächst identisch mit dem Datenbankverzeichnis.
Datenbankverzeichnis (optional separat) z.B. d:/officemailer/	In dieses manuell anzulegendes Verzeichnis wird während des Betriebs der Software lesend und schreibend zugegriffen.

In der Windows Registry werden lediglich bei der Installation Daten gespeichert – z.B. über den Installationspfad der Software.

Datenbank von officemailer

officemailer speichert Daten auf einer relationalen Datenbank vom Typ Microsoft^® Jet 4.0 („Access 2000“), für welche eine Nutzungslizenz automatisch mitgeliefert wird.

Den entsprechenden Pfad können Sie bequem im Programm unter „Einstellungen“ - „Datenbank“ verändern. Der Dateiname lautet "officemailer_database.mdb".

Nach der Installation befindet sich die Datenbank im lokalen Systemverzeichnis (siehe vorherigen Punkt).

Nach Beendigung von officemailer wird neben der Datenbankdatei eine aktuelle Kopie der Selben angelegt " officemailer_database_backup.mdb", falls diese Funktion in der „Einstellungen“ – „Datenbank“ aktiviert wurde.

Hinweis:

Wir raten alle Anwender dazu, Ihre Datenbankdatei regelmäßig zu sichern, d.h. eine Kopie zu erstellen und diese zu archivieren! Optimalerweise nach jeder Programmsitzung.

Installation

Um officemailer auf einem Arbeitsplatz-PC (Client) zu installieren, kopieren Sie die Datei setup_officemailer.exe in das Verzeichnis c:/temp/ (oder c:/windows/temp/) und führen folgende Schritte durch:

1) Vergewissern Sie sich, dass Sie über Administratorenrechte verfügen
2) schließen Sie alle andere Anwendungen vollständig

3) Klicken Sie die kopierte Datei mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Öffnen“
4) Folgen Sie den Anweisungen des Installationsprogramms
5) Wenn auf dem PC noch kein MDAC 2.6 oder neuer installiert ist, wiederholen Sie Schritt 1) bis 3) mit der Datei mdac_typ.exe. Unter Microsoft Windows XP^® ist dies gewöhnlich nicht nötig.
MDAC in der neuesten Version erhalten Sie gratis unter der URL http://www.microsoft.com/data/download.htm oder www.officemailer.de/downloads/.

Hinweis:

Unter Microsoft Windows XP^® oder bei installiertem Microsoft Office XP^® müssen gewöhnlich keine zusätzlichen Komponenten auf dem PC installiert werden.

Installation Datenbank auf separatem PC/Server

officemailer kann nach der Programminstallation sofort gestartet werden. Sofern Sie Ihre Datenbank auf einem separaten Rechner ablegen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1) Vergewissern Sie sich, dass Sie über Windows-Administratorenrechte verfügen
2) Kopieren Sie officemailer_database.mdb und das Verzeichnis docs/ (inkl. Inhalt) aus dem lokalen Systemverzeichnis c:/Dokumente und Einstellungen/[Benutzername]/Eigene Dateien/officemailer/ in den gewünschten Zielordner.

3) Starten Sie das Programm und ändern Sie den Datenbankpfad unter „Einstellungen“ – „Datenbank“ – „Pfad“

Hinweis:

Löschen Sie keine Dateien aus dem Unterordner „docs/“ innerhalb Ihres Datenbankverzeichnisses!

Hinweis:

Achten Sie darauf, dass der Programm-Client Lese- und Schreibzugriff auf die Datenbankdatei und das „docs/“-Verzeichnis hat.

Hinweis:

Generell können Sie das Programm ohne Windows-Administratorenrechte benutzen. Lediglich für die Installation und das Ändern des Datenbankpfads sind Administratorenrechte notwendig.

Installation der Skripte auf dem eigenen Webserver

Aufgrund der komfortableren Konfiguration empfehlen wir die Nutzung der mitgelieferten PHP-Skripte. Die manuelle Installation der serverseitigen Skripte auf einem Webserver ist innerhalb weniger Minuten möglich, wenn Sie folgende Schritte genau verfolgen:

Kopieren Sie die folgenden Skripte (Perl oder PHP) in ein Verzeichnis auf Ihrem Webserver, in welchem diese ausgeführt werden können:

Perl

Name	Funktion
cgi-lib.pl	Bibliothek mit Funktionalitäten zum Auslesen von Formularen u.ä.
insert.pl	Programm zum Überprüfen und Einfügen eines neuen Profils
unsubscribe.pl	Programm zum Überprüfen und Löschen eines Profils
link.pl	Programm für das Messen der Klickrate

PHP

Name	Funktion
insert.php	Programm zum Überprüfen und Einfügen eines neuen Profils
unsubscribe.php	Programm zum Überprüfen und Löschen eines Profils
link.php	Programm für das Messen der Klickrate
openform.php	Programm zum Öffnen eines Anmelde-Formulars und automatischer Übernahme einer E–Mail-Adresse (aus einem Hyperlink heraus)
config.inc.php	Konfigurationsdatei

Am einfachsten geht das Kopieren mit einem konventionellen FTP-Client.

Erstellen Sie ein Verzeichnis, in welchem die Skripte und der Programm-Client Daten temporär ablegen können. Dieses Datenverzeichnis muss somit per FTP und für die Skripte erreichbar sein, also mit Lese- und Schreibzugriff.
Konfigurieren Sie die Skripte durch Editieren folgender Parameter:

PHP

Name	Parameter/Pfade	Beschreibung
Config.inc.php
	$from = “ name@ihrefirmaxy.xy“;	E-Mail-Absenderadresse für automatisch generierte (finale) Anmelde-Bestätigungen bei Double-Opt-In.
	$admin = “admin\@ihrefirmaxy.xy“;	E-Mail-Adresse des Administrators/Benutzers für Benachrichtigung bei erfolgr. Double-Opt-In-Anmeldung
	$subject1 = "Vielen Dank!";	Betreffzeile für Bestätigungs-E-Mail, sofern keine andere definiert wurde.
	$subject2 = "Vielen Dank!";	Betreffzeile für Vorab-Bestätigung bei Double Opt-In, sofern keine andere definiert wurde.
	$mailtext1 = „Guten Tag!“;	Text für Bestätigungs-E-Mail, sofern keine andere definiert wurde.
	$mailtext2 = „Guten Tag!“;	Text für Vorab-Bestätigung bei Double Opt-In, sofern keine andere definiert wurde.
	$allowdouble = 0;	Festlegung, ob doppelte Anmeldungen erlaubt sein sollen (1) oder nicht (0)
	$scriptpath = „/dialogue1/skripte/“;	Pfad vom WWW-Root zum Verzeichnis, in welchem sich die Skripte befinden

Perl

Name	Parameter/Pfade	Beschreibung
insert.pl
	#!/usr/bin/perl	Absoluter Pfad von Perl, falls abweichend
	$datapath = "/usr/local/beispielpfad/html/data/";	Absoluter Pfad vom Datenverzeichnis
	$mailapp = "/usr/beispielpfad/sendmail";	Absoluter Pfad von sendmail (oder alternativer MTA)
	$cgidir ="/cgi-bin/";	Pfad vom WWW-Root zum Verzeichnis, in welchem sich die Skripte befinden
	$allowdouble = 0;	Festlegung, ob doppelte Anmeldungen erlaubt sein sollen (1) oder nicht (0)
	$subject1 = "Vielen Dank!";	Betreffzeile für Bestätigungs-E-Mail (kann auch in der Anwendung direkt verwaltet werden), soweit keine andere definiert wurde.
	$subject2 = "Vielen Dank!";	Betreffzeile für Vorab-Bestätigung bei Double Opt-In (kann auch in der Anwendung direkt verwaltet werden), soweit keine andere definiert wurde.
	$from = “ name\@ihrefirmaxy.xy“;	E-Mail-Absenderadresse für automatisch generierte (finale) Anmelde-Bestätigungen bei Double-Opt-In. Unter Perl ist darauf zu achten, dass vor dem @ ein \ gesetzt wird. Beispiel: „name\@domain.de“
	$mailtext1 = „Guten Tag!“;	Text für Bestätigungs-E-Mail (kann auch in der Anwendung direkt verwaltet werden), soweit keine andere definiert wurde.
	$mailtext2 = „Guten Tag!“;	Text für Vorab-Bestätigung bei Double Opt-In (kann auch in der Anwendung direkt verwaltet werden), soweit keine andere definiert wurde.
	$adminemail = “ admin\@ihrefirmaxy.xy“;	E-Mail-Adresse des Administrators für Bestätigungen bei erfolgr. Double-Opt-In-Anmeldungen

unsubscribe.pl
	#!/usr/bin/perl	Absoluter Pfad von Perl, falls abweichend
	$datapath = "/usr/local/beispielpfad/html/data/";	Absoluter Pfad vom Datenverzeichnis
	$mailapp = "/usr/lib/sendmail";	Absoluter Pfad von sendmail (oder alternativer MTA)
	$subject1a = "Abmeldebestätigung";	Betreffzeile für Bestätigungs-E-Mail (kann auch aus der Anwendung direkt verwaltet werden)
	$from = “ name\@ihrefirmaxy.xy“;	E-Mail-Absenderadresse für automatisch generierte Abmelde-Bestätigungen, sofern nicht anders definiert. Unter Perl ist darauf zu achten, dass vor dem @ ein \ gesetzt wird. Beispiel: „name\@domain.de“

link.pl
	#!/usr/bin/perl	Absoluter Pfad von Perl, falls abweichend
	$datapath = "/usr/local/beispielpfad/html/data/";	Absoluter Pfad vom Datenverzeichnis

Alle hier verwendeten Pfade beziehen sich auf unixbasierte Server. Unter Microsoft Windows^® beinhalten Pfade gewöhnlich einen Laufwerksbuchstaben. Beispiel: c:/dir1/dir2/dir3/
In Perl-Skripten sollten Sie für Pfadangaben nie einfache Backslashs verwenden ("\").

Zugriffsrechte der Skripte auf „755“ setzen (Unix-Derivate). Unter Windows gilt: die Skripte müssen von außen ausführbar sein. Den Skripten und dem FTP-Benutzer muss es möglich sein, im Datenverzeichnis temporär Dateien anzulegen und wieder zu löschen.
Den relativen Pfad des Skript- und Datenverzeichnisses geben Sie ergänzend im Client von officemailer ein. Und zwar unter „Einstellungen“ – „Webserver“.
Hier bedeutet „relativ“, dass Pfade relativ zum FTP-Roots angegeben werden müssen.

Zum Abschluss überprüfen Sie die Einstellungen beispielsweise durch Aktivierung eines neuen Contact Centers und mit einem Newsletter mit Abmeldemöglichkeit an eine Test-Zielgruppe.

Hinweis:

Über einen Webbrowser (also z.B. per http) sollte auf das Datenverzeichnis nicht zugegriffen werden können! Daher sollte es im Optimalfall nicht oberhalb des www-Roots liegen oder mit einer .htaccess-Datei geschützt werden.

Temporäre Dateien auf dem Webserver

Die Skripte (siehe vorheriger Abschnitt) legen eine Vielzahl an temporären Dateien an. Diese werden von officemailer selbsttätig verwaltet und ggf. wieder gelöscht.

feedback.txt	Datei zur Hinzerlegung aller An- und Abmeldungen.	Niemals löschen!
prefeedback.txt	Datei zur Hinzerlegung aller An- und Abmeldungen, bis diese bei einer E-Mail-Bestätigung („Double-Opt-In“) in die feedback.txt geschrieben werden.	Niemals löschen!
lock.txt (lock2.txt, lock3.txt,, …)	Lockdatei zur Verwaltung konkurrierender Schreibzugriffe.	(Gilt nur für Perl-Skripte.)
tracks[k].txt	Datei zur Speicherung von IP-Nummern, um doppelte Formulareinsendungen bei anonymen Umfragen zu vermeiden. Das „k“ steht für eine eindeutige Contact-Center-ID.
optinmail[k].txt, optoutmail20.txt, doubleoptinmail[k]	Text für die E-Mail-Bestätigung bei der An-/Abmeldung. Das „k“ steht für eine eindeutige Contact-Center-ID.	Niemals löschen!

Starten von officemailer

Für den Programmstart wählen Sie einfach in Ihrem Windows-Startmenü den Menüpunkt officemailer (innerhalb der gleichnamigen Programmgruppe, falls eine Verknüpfung bei der Installation angelegt wurde) oder im Programmverzeichnis die „officemailer.exe“. Es öffnet sich dann ein Begrüßungsdialog.
Wenn mindestens ein Benutzer angelegt wurde, erscheint zusätzlich eine Aufforderung zur Authentifizierung mit Benutzerkennung und Passwort.

Beenden von officemailer

Zum Beenden des Programms wählen Sie im Hauptmenü die Schaltfläche „Ende“.

Registrierung

Nach der Erstinstallation ist das Programm zunächst unregistriert. In diesem Zustand stehen einige Funktionalitäten gar nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung.

Um das Programm zu registrieren, geben Sie Ihren persönlichen Registriercode in das entsprechend benannte Eingabefeld unter „Einstellungen“ / „Registrierung“ zusammen mit dem Namen des Lizenznehmers ein. Drücken Sie anschließend die Schaltfläche „Speichern und registrieren“. Das Programm baut jetzt eine Verbindung zu dem Server des Anbieters auf und überprüft Ihre Daten. Bei erfolgreicher Überprüfung stehen Ihnen sofort entsprechende Funktionalitäten zur Verfügung.

Hinweis:

Für die Online-Registrierung wird der Port 80 verwendet. Vergewissern Sie sich, dass sich über diesen eine direkte Verbindung zu dialogue1.de herstellen lässt. Bei Problemen kontaktieren Sie bitte den Kundenservice.

Einstellungen

Um mit dem Programm arbeiten zu können, müssen zunächst unter dem Menüpunkt „Einstellungen“ einige Konfigurationen vorgenommen werden. Wenn Ihnen entsprechende Informationen nicht vorliegen, informieren Sie sich bitte bei Ihrem Internet Service Provider oder Systemadministrator.

Hinweis:

Selbstverständlich können alle Einstellungen jederzeit wieder verändert werden. Jedoch sollten, insbesondere bei Veränderungen von Pfaden in den Webserver-Einstellungen, zum jeweiligen Zeitpunkt keine Contact Center aktiv bzw. E-Mails im Umlauf sein.
Aktive Contact Center sollten nach Änderungen an den Einstellungen erneut generiert (gespeichert) und dann aktualisiert werden.

Kontaktdaten

Bezeichnung	Beschreibung	Beispiel
Name / Firma	Name des Benutzers	Mayer GmbH
Strasse	Anschrift (Strasse) des Benutzers	Beispielweg 11
Postleitzahl / Ort	Anschrift (Postleitzahl/Ort) des Benutzers	22337 Hamburg
Land	Anschrift (Land) des Benutzers	Deutschland
E-Mail	E-Mail-Adresse des Lizenznehmers	mayer@mayer-beispiel.de
Speichern	Wählen Sie diese Schaltfläche, um die Einstellungen zu speichern.
Abbrechen	Wählen Sie diese Schaltfläche, um zur Übersicht „Einstellungen“ zu gelangen.

Webserver

Bezeichnung	Beschreibung	Beispiel
Domäne	Domäne des Webservers (ohne http://). Sofern der FTP-Root oberhalb des WWW-Roots liegt, muss das entspr. Unterverzeichnis mit angegeben werden.	www.dialogue1.de www.dialogue1.de/test
FTP-Host (falls abweichend)	Host des FTP-Servers, sofern abweichend von der Domäne (kann auch eine IP-Nummer sein)	ftp.dialogue1.de
Port	Port für den FTP-Zugang des Webservers	21
Benutzername	Benutzername für den FTP-Zugang des Webservers	username
Passwort	Passwort für den FTP-Zugang des Webservers	password
Pfad vom FTP-Root zum WWW-Root (falls nicht identisch)	Virtuelles Root-Verzeichnis oder: In welches Verzeichnis muss gewechselt werden, um nach einem FTP-Login zu den WWW-Dateien (z.B. index.html) zu gelangen? Das Feld kann somit auch leer bleiben, wenn FTP-Root und WWW-Root identisch sind.	html/
Enthaltendes Unterverzeichnis für HTML	(optional) Verzeichnis auf dem Webserver, in dem Ihre generierten officemailer-Formulare (inkl. Antwortseiten) abgelegt werden sollen. Dieser Pfad wird auf Basis des WWW-Roots angegeben.	officemailer/
Enthaltendes Unterverzeichnis für Grafiken	(optional) Verzeichnis auf dem Webserver, in dem Ihre Grafiken abgelegt werden sollen. Dieser Pfad wird auf Basis des WWW-Roots angegeben.	grafik/
Pfad vom FTP-Root zum Skriptverzeichnis	Pfad zum Verzeichnis, in welchem sich die installierten Skripte (PHP oder Perl; mit den Optionsfeldern auswählen) befinden. Dieser Pfad wird auf Basis des WWW-Roots angegeben.	html/skripte/
Pfad vom FTP-Root zum Datenverzeichnis	Pfad zum Datenverzeichnis, welches Sie für die temporäre Speicherung von z.B. Anmeldedaten eingerichtet haben. Und zwar auf Basis des FTP-Roots.	html/data/
Pfad vom FTP-Root zur Server-Logdatei (inkl. Dateinamen)	Pfad/Dateiname Ihrer Server Access Logdatei lautet. Und zwar auf Basis des FTP-Roots. Sofern der Dateiname dynamisch ist, können Sie auch ein * als Platzhalter einfügen. Diese Angabe wird für die Ermittlung der Öffnungsraten von HTML-Mailings benötigt.	log/logdatei log/logdatei*
Speichern	Wählen Sie diese Schaltfläche, um die Einstellungen zu speichern.
Abbrechen	Wählen Sie diese Schaltfläche, um zur Übersicht „Einstellungen“ zu gelangen.

E-Mail

Allgemeines

Bezeichnung	Beschreibung
Neu	Wählen Sie diese Schaltfläche, um ein neues E-Mail-Konto anzulegen. Die entsprechenden Einstellungen können dann auf der rechten Seite der Ansicht vorgenommen werden. Um ein Konto zu speichern, drücken Sie die Schaltfläche „Speichern“.
Löschen	Wählen Sie diese Schaltfläche, um ein gewähltes E-Mail-Konto zu löschen.
Aktivieren	Wählen Sie diese Schaltfläche, um ein gewähltes E-Mail-Konto zu aktivieren.
Zurück	Wählen Sie diese Schaltfläche, um zur Übersicht „Einstellungen“ zu gelangen.
Speichern	Wählen Sie diese Schaltfläche, um ein E-Mail-Konto zu speichern.

Registerkarte „SMTP“

Bezeichnung	Beschreibung	Beispiele
E-Mail-Adresse (Absender)	E-Mail-Adresse, die als Absender in den Mailings verwendet werden soll.	name@ihreemail.de
Absender-Beschriftung	Absender-Beschriftung, die in E-Mail-Clients der Empfänger oftmals stellvertretend für die E-Mail-Adresse angezeigt wird.	Kundenservice
SMTP-Server	Name oder IP-Nummer des SMTP –Servers; optional kann, durch ein „:“ getrennt, zusätzlich der Port angegeben werden.	mail.ihrsmtpserver.de mail.ihrsmtpserver.de:25
Benutzername	Benutzername für die Authentifizierung am SMTP-Server (falls notwendig)	username
Passwort	Passwort für die Authentifizierung am SMTP-Server (falls notwendig)	password
Text in Plain/Text-E-Mails beim Versand automatisch umbrechen	Zeilenumbruch nach einer definierbaren Zeichenanzahl erzwingen, da nicht alle E-Mail-Clients beim Empfänger dies von sich aus bewerkstelligen. Vorsicht: Umgebrochene Hyperlinks können ggf. nicht mehr funktionieren. Aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen und wählen im Drop-Down-Menü die Zeichenanzahl, nach der spätestens ein Zeilenumbruch erzwungen werden soll.
Testen	Wählen Sie diese Schaltfläche, um die Zugangsdaten zum SMTP-Server zu testen.

Registerkarte „POP3“

POP3-Server	Geben Sie hier Sie hier den Namen des POP3-Servers ein. Optional kann, durch ein „:“ getrennt, zusätzlich der Port angegeben werden	mail.ihrpop3server.de mail.ihrpop3server.de :25
Benutzername	Geben Sie hier den Benutzernamen für die Authentifizierung am POP3-Server ein.	Username
Passwort	Geben Sie hier das Passwort für die Authentifizierung am POP3-Server ein.	Password
Postfach nur für Retouren verwenden	(optional) Wählen dieses Kontrollkätschen, wenn Sie für „Reply-To“ und „From“ unterschiedliche Absenderadressen verwenden möchten. Die Retouren können dann einem anderen Postfach zugeordnet werden, als die normalen Antwort-E-Mails.
E-Mail-Adresse (Rückläufer)	(optional) Geben Sie hier die spezielle „From-Adresse“ ein, an welche Retouren gesendet werden sollen.	bounces@ihreemail.de
Beschriftung (Rückläufer)	(optional) Geben Sie hier eine Beschriftung für die spezielle From-Adresse ein.	Kundenservice
Testen	Wählen Sie diese Schaltfläche, um die Zugangsdaten zum SMTP-Server zu testen.

Registerkarte „Anti-Spamfilter-Modus“

Automatischer Re-Login bei Abbruch durch SMTP-Server	Aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen, um während der SMTP-Verbindung ein automatisches Re-Login zu erzwingen. Die erneute Anmeldung erfolgt nur dann, wenn seit der letzten Anmeldung mindestens eine E-Mail versendet wurde. Um diese Funktion zu nutzen, muss beim Mailing-Versand zusätzlich der Anti-Spamfilter-Modus aktiviert werden.
Automatisch Pausen während des Versands einlegen	Aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen, um während des E-Mail-Versands automatisch Pausen zu erzwingen. Nach wie vielen E-Mails jeweils wie lange eine Pause vollzogen werden soll, wählen Sie in den beiden sich öffnenden Drop-Down-Menüs. Um diese Funktion zu nutzen, muss beim Mailing-Versand zusätzlich der Anti-Spamfilter-Modus aktiviert werden.
Messung der Öffnungsraten (HTML-Mailings) deaktivieren	Aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen, um die Messung der Öffnungsraten zu deaktivieren. Diese ist gewöhnlich für jedes HTML-/Multipart-Mailing aktiviert. Einige Spamfilter reagieren jedoch sensibel auf die zu diesem Zweck extern referenzierte (versteckte) Grafik. Um diese Funktion zu nutzen, muss beim Mailing-Versand zusätzlich der Anti-Spamfilter-Modus aktiviert werden.

Datenbank

Bezeichnung	Beschreibung
Pfad	Wählen Sie hier den Pfad Ihrer Datenbankdatei „officemailer_database.mdb“. Das Programm wird anschließend neu gestartet.
Backup-Modus	Aktivieren Sie das erste Kontrollkästchen, damit bei Programmende automatisch eine Sicherungskopie der Datenbankdatei erstellt wird. Sofern diese Option gewählt wurde, können Sie ergänzend eine weitere Kopie in einem Wunschverzeichnis erstellen lassen. Aktivieren Sie dazu das zweite Kontrollkästchen und wählen das Ziel aus.
Speichern	Wählen Sie diese Schaltfläche, um die Einstellungen zu speichern.
Zurück	Wählen Sie diese Schaltfläche, um zur Übersicht „Einstellungen“ zu gelangen.

Externe Datenquelle

Nähere Informationen zur Anbindung einer externen Datenquelle finden Sie im Abschnitt (2).

Individuelle Datenfelder

Nähere Informationen zur Definition individueller Datenfelder finden Sie im Abschnitt (2).

Proxy/Firewall

Registerkarte „FTP“

Bezeichnung	Beschreibung	Beispiele
Verwenden	Wenn Sie einen Proxyserver für FTP-Verbindungen verwenden wollen, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.
Host	Hostname des Proxyservers (oder IP-Nummer)	ftp.proxy.xxxx.de
Benutzername	Benutzername zur Authentifizierung am Proxyserver (falls notwendig)	username
Passwort	Passwort zur Authentifizierung am Proxyserver (falls notwendig)	password
Port	Port des Proxyservers	5151
Typ	Typ der Proxyserver-Authentifizierung: · SITE hostname · USER after logon · Proxy OPEN · Transparent · User With No logon · USER FireID@RemoteHost · USER Username@hostname fwusername · USER UserName@fwusername@hostname	USER after logon

Registerkarte „SMTP“

Verwenden	Wenn Sie einen Proxyserver für SMTP-Verbindungen verwenden wollen, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.
Host	Hostname des Proxyservers (oder IP-Nummer)	smtp.proxy.xxxx.de
Benutzername	Benutzername zur Authentifizierung am Proxyserver (falls notwendig)	username
Passwort	Passwort zur Authentifizierung am Proxyserver (falls notwendig)	password
Port	Port des Proxyservers; der Standartport eines SOCKS Proyservers ist 1080	1080
Typ	Typ des SMTP-Proxyservers	Standard SMTP Proxy

Registerkarte „POP3“

Verwenden	Wenn Sie einen Proxyserver für POP3-Verbindungen verwenden wollen, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.
Host	Hostname des Proxyservers (oder IP-Nummer)	Pop3.proxy.xxxx.de	pop3.proxy.xxxx.de
Benutzername	Benutzername zur Authentifizierung am Proxyserver (falls notwendig)	username	username
Passwort	Passwort zur Authentifizierung am Proxyserver (falls notwendig)	password	password
Port	Port des Proxyservers; der Standartport eines SOCKS Proyservers ist 110 (genau wie POP3 Server)	110	110
Typ	Typ des SMTP-Proxyservers	Standard SMTP Proxy	Standard POP3 Proxy

Achtung:

Ggf. notwendige Einstellungen für den Proxyservers bzw einer Firewall sollten von einem Netzwerkadministrator vorgenommen werden.

Benutzerverwaltung

Nähere Informationen zur Benutzerverwaltung finden Sie am Ende dieses Abschnitts.

Persönliche Einstellungen

Nähere Informationen zur Benutzerverwaltung finden Sie am Ende dieses Abschnitts.

Benutzerverwaltung

Mit der integrierten Benutzerverwaltung sind Sie als Administrator in der Lage, beliebig viele Benutzer für den officemailer anzulegen. Diese können anschließend gemäß individuellen Zugriffsrechten mit dem Programm arbeiten.

Nach der Installation sind noch keine Benutzer angelegt
Der erste angelegte Benutzer hat automatisch die Rolle „Administrator“ und darf somit weitere Benutzer anlegen
Sobald mindestens ein Benutzer angelegt ist, werden beim Start von officemailer die Kennung und das Passwort des entsprechenden Benutzers abgefragt. Ist dies in einem Einplatzsystem nicht erwünscht, muss der Benutzereintrag wieder gelöscht werden
Jeder neu angelegte Benutzer erhält vom ihn anlegenden Administrator eine Kennung (2 Zeichen) und automatisch das vorläufige Passwort „pw“, dass er nach einem Neustart des Programms unter „Einstellungen“ – „Benutzerdaten“ ändern kann.
Die Kennung ist eindeutig und kann nur von einem Administrator wieder verändert werden.
Es lassen sich beliebig viele Benutzer (Junior, Senior und Administrator) anlegen und wieder löschen.
Benutzerrechte können von einem Administrator immer wieder verändert werden. Er kann allerdings nicht seine eigenen Rechte verändern.

In der Ansicht „Einstellungen – Benutzerdaten bearbeiten“ lassen sich folgende Einstellungen vornehmen:

Bezeichnung	Beschreibung	Beispiele
Vorname	Vorname des Benutzers	Claudia
Nachname	Nachname des Benutzers	Maier
Kennung (2 Zeichen)	Eindeutige Kennung des Benutzeres	CM
Gültigkeit	Gültigkeit des Benutzerzugangs (Standard: 1 Jahr)
Benutzerrechte	Rolle für vergebene Benutzerrechte

	Junior	Senior	Administrator
Profile	Nur neue Profile erfassen und Merkmale-Report/Adressliste aufrufen; Adressprüfung; Suchfunktion	Keine Einschränkung	Keine Einschränkung
Zielgruppen	Nur neue Zielgruppe erstellen	Keine Einschränkung	Keine Einschränkung
E-Mails	Nur neue E-Mail-Vorlagen erstellen und Vorschau aufrufen	Keine Einschränkung	Keine Einschränkung
Contact Center	Nur neues Contact Center erstellen (ohne Aktivierung)	Keine Einschränkung	Keine Einschränkung
Datenabgleich	Keine Einschränkung	Keine Einschränkung	Keine Einschränkung
Auswertung	Keine Einschränkung	Keine Einschränkung	Keine Einschränkung
Einstellungen	Nur eigene Benutzerdaten veränderbar	Nur eigene Benutzerdaten veränderbar	Keine Einschränkung

Zuordnung Rolle-Benutzerrechte

Jeder Benutzer kann im Programm seine persönlichen Einstellungen (Name, E-Mail, Mobil-Nummer und Passwort) unter „Einstellungen“ – „Persönliche Einstellungen“ ändern.

Achtung:

Neu angelegte Benutzer haben das Standardpasswort „pw“. Der Benutzer kann und sollte es unter „Persönliche Einstellungen“ ändern.

Benutzeroberfläche

Allgemeines

officemailer besitzt ein Hauptmenü bestehend aus neun grafischen Schaltflächen:

Fenstergröße ändern

Hauptmenü

Wählen Sie mit der linken Maustaste einfach eine der neun Schaltflächen aus, um einen Hauptmenüpunkt zu öffnen.
Wenn Sie das Hauptfenster in seiner Größe verändern, maximieren oder auch minimieren möchten, können Sie das ebenfalls mit der linken Maustaste machen.

Der Menüpunkt „Hilfe“ ruft eine kontextbezogene Hilfefunktion in einem separaten Fenster auf. Der Menüpunkt „Ende“ schließt das Programm.

Listen

Das Programm nutzt zur strukturierten Übersicht von Informationen an den verschiedensten Stellen mehrspaltige Listen. Diese lassen sich wie folgt benutzen:

Selektierter Listeneintrag

Unselektierter Listeneintrag

Spaltenkopf

Klicken eines Spaltenkopfes mit der linken Maustaste: Die Liste wird gemäß der Spaltenbezeichnung sortiert. Bei wiederholtem Klicken wird die Sortierung umgekehrt.
Klicken eines Listeneintrags mit der linken Maustaste: Der Listeneintrag wird selektiert. Dadurch stehen gewöhnlich weitere Funktionen zur Verfügung. Einige von denen lassen sich durch die Schaltflächen neben der Liste aufrufen. Die gleichen oder weitere Funktionen lassen sich aus dem Kontextmenü aufrufen, dass sich durch Klicken der rechten Maustaste öffnet.
Doppelklicken eines Listeneintrags mit der linken Maustaste: Es öffnet sich gewöhnlich ein Vorschau oder eine Detailansicht zu dem gewählten Listeneintrag.
Klicken eines bereits selektierten Listeneintrags mit der linken Maustaste: Die Bezeichnung des Elements (Übersicht „Profile“: E-Mail-Adresse) kann editiert werden.
In einigen Listen sind multiple Selektionen möglich, um mehrere Datensätze auf einmal löschen zu können.

Berichte

Zur Darstellung und Analyse von Daten werden in officemailer so genannte „Berichte“ verwendet, die übergreifend eine Reihe von Funktionen bereitstellen.

Steuerelement	Funktion	Hinweise
	Bericht drucken (Standarddrucker)
	Bericht exportieren	Zur Auswahl stehen verschiedene Formate wie z.B. HTML, Microsoft Word^®, Microsoft Excel^®, XML
	Bericht zoomen	25-400%
	Bericht blättern

(2) Allgemeine Beschreibung des Programmaufbaus

Die wichtigsten Begriffe

In der Benutzeroberfläche und den Handbüchern von officemailer finden sich wiederholt bestimmte Begriffe:

Profil: Ein Profil ist die Summe aller gesammelten Informationen / Kontaktdaten zu einem Kunden.
Zielgruppe: Eine Zielgruppe ist die logische Zusammenfassung beliebig vieler Profile. Jedes Profil kann keiner, einer oder mehreren Zielgruppen zugeordnet sein.
Mailing: Ein Mailing ist eine Aktion, bei der einer bestimmten Zielgruppe eine E-Mail gesendet wird. Basis jedes Mailings sind E-Mail-Vorlagen.
Contact Center: Ein Contact Center ist ein Kontaktkanal für Interessenten/Kunden im Internet (z.B. Anmeldemöglichkeit für einen Newsletter, Gewinnspiel, Kundenumfrage etc.)

Profile verwalten

Profile sind wesentlicher Teil des Datenbestands, denn sie ermöglichen den reibungslosen Kontakt zu Interessenten, Kunden, Mitarbeiter etc. Darüber hinaus lassen sie sich umfassend analysieren und segmentieren.
Ein Profil besteht aus folgenden Informationen:

Kontaktdaten (u.a. Name, E-Mail-Adresse, Anschrift des Kunden)
Gruppenzuordnungen (u.a. Zuordnung zu bestimmten Zielgruppen)
Aktionsdaten (Mailings und Contact Center, zu denen der Kunde Kontakt hatte)
Individuellen Datenfelder (können vom Benutzer gemäß eigenen Anforderungen definiert werden; z.B. „Umsatz im Vorjahr“)

Der Primärschlüssel eines Profils ist die E-Mail-Adresse. Diese ist somit eindeutig, d.h. sie kann bei verschiedenen Profilen niemals identisch sein. Dubletten sind also ausgeschlossen.

officemailer basiert auf die explizite Zustimmung des Kunden zur Datennutzung („Permission Marketing“). Dabei wird zwischen zwei Zustimmungsgraden unterschieden:

Eingeschränkte Erlaubnis: Die Nutzung der Daten wird nur im Rahmen der konkreten Aktion/Kampagne geduldet bzw. gewünscht.
Uneingeschränkte Erlaubnis: Die Nutzung der Daten wird auch außerhalb der konkreten Aktion/Kampagne geduldet.

Auf folgende Art und Weise können Profile in officemailer erstellt und aktualisiert werden:

Manuelle Eingabe (über die Programm-Benutzeroberfläche)
Import aus externen Dateien/Datenbanken
Contact Center (Web-Formular, z.B. für Newsletter-Anmeldung)

Auf folgende Art und Weise können Profile aus officemailer gelöscht werden:

Manuelles Löschen (über die Programm-Benutzeroberfläche)
Export in externe Datei/Datenbank
Contact Center (Web-Formular, z.B. für Newsletter-Abmeldung)
Abmeldelink in E-Mail (Skript)
Retouren-Management
Löschen der Datenbankdatei

Individuelle Datenfelder
In officemailer können Sie bis zu fünf zusätzliche, individuelle Kontaktfelder für Kundenprofile anlegen. Sofern die standardmäßigen Kontaktfelder einige für Sie wichtige Information nicht abdecken, ergänzen Sie diese einfach mit individuellen Feldern.

Um Datenfelder zu bearbeiten, drücken Sie im Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ und dann die entsprechende Schaltfläche „Bearbeiten“.

Für jedes Feld kann eines der folgenden Datentypen gewählt werden:

Text (bis 50 Zeichen)
Numerisch
Numerisch mit 2 Dezimalstellen
Datum

Drücken Sie die Schaltfläche „Speichern“, um die Einstellungen zu übernehmen.

Externe Datenquelle

Auf Wunsch können Sie eine externe Datenbank an officemailer anbinden, um für Ihre Marketingaktionen stets über aktuellen Kundendaten zu verfügen. Nach der Anbindung importiert officemailer bei Programmstart die gewünschten Daten automatisiert. Zum Einrichten einer externen Datenquelle wählen Sie im Hauptmenü „Einstellungen“ und dann die entsprechende Schaltfläche „Bearbeiten“. Befolgen Sie anschließend folgende Schritte:

1. Datenquelle bestimmen
Wählen Sie zunächst einen Datenbanktyp, anschließend die eigentliche Datenbank(-datei) mit ggf. notwendigen Authentifizierungsdaten sowie die gewünschte Tabelle (unter Microsoft Excel das „Datenblatt“):

Als Datenquelle werden derzeitig Datenbanken aus folgenden Formaten unterstützt (weitere auf Anfrage):

Microsoft Access^® (Jet 3.51/4.0 oder neuer)
Microsoft SQL Server^®(2000 oder neuer)
Microsoft Excel^® (Version 8.0 oder neuer)
dBase III/IV

Im nächsten Schritt können Sie in den ersten vier Registerkaten auf der rechten Seite Feldzuordnungen vornehmen. Folgendes ist dabei zu beachten:
Der Primärschlüssel für jeden Datensatz ist die E-Mail-Adresse. Dieses Feld ist somit ein Pflichtfeld und muss zugeordnet werden. Der automatische Import ordnet Profilen aus officemailer Datensätze aus der Datenquelle zu, wenn diese dieselbe E-Mail-Adresse besitzen. Zuordnen bedeutet, dass das Profil aktualisiert wird, also alle anderen Datenfelder aktualisiert werden (sofern in der Datenquelle ein Wert für das jeweilige Feld gefunden wird).

Folgenden Profil-Feldern von officemailer können Daten aus der Datenquelle zugeordnet werden:

Geschlecht

Erster Buchstabe in Datenquelle = „w“, „W“, „F“ oder „f“ -> Frau
Erster Buchstabe in Datenquelle = „m“, „M“, „h“ oder „H“ -> Mann
Sonst: „Unbekannt“

Titel
Vorname
Nachname
Firma
Strasse
Postleitzahl
Ort
E-Mail (Pflichtfeld und Primärschlüssel)
Land
Telefon
Fax
Mobil
Kunden-Nummer
Geburtstag
Individuelle Profil-Datenfelder (bis zu 5 Stück) gemäß definiertem Datentyp

Neben den Feldzuordnungen können Sie in der letzten Registerkarte („Teill 5“) auch eine Filterregel definieren, um nur bestimmte Datensätze zu importieren.
Bei Ausdrücken in Feldern vom Typ Datum sollten Sie hier Anführungszeichen verwenden (z.B. „27.05.2001“).

Darüber hinaus können Profile beim Import automatisch einer Zielgruppe zugeordnet werden. Wählen Sie dazu das Kontrollkätschen „Zielgruppe zuordnen“ und wählen die gewünschte Gruppe aus dem Drop-Down-Menü.
Wählen Sie das Kontrollkätschen „Profile aktualisieren“, wenn bereits bestehende Profile (gemäß E-Mail-Adresse) aktualisiert werden sollen.

Vor dem Speichern einer neuen bzw. bearbeiteten Datenquelle muss durch Drücken der Schaltfläche „Datensätze finden“ die Datenquelle überprüft werden.

Drücken Sie die Schaltfläche „Speichern“, wenn Sie die Einstellungen für die Datenquelle übernehmen möchten.

Hinweis:

Die E-Mail-Adresse ist der Primärschlüssel eines Profils und somit eindeutig. Dubletten sind daher nicht möglich.

Contact Center

Ein Contact Center ermöglicht Kunden und Interessenten, bequem Kontakt zu Ihnen aufzubauen. Ein typisches Contact Center ist die Anmeldefunktion für einen Newsletter auf der eigenen Website.

Zu einem Contact Center gehören folgende „sichtbare“ Komponenten:

Ein „Anmeldeformular“ (zur Erfassung von Profildaten)
Eine Antwortseite, die automatisch nach korrektem Ausfüllen des Anmeldeformulars aufgerufen wird.
Eine Antwortseite, die automatisch nach korrektem Ausfüllen des Anmeldeformulars aufgerufen wird, wenn noch eine zweite Zustimmung nötig ist („Double-Opt-In“)
Eine Antwortseite, die automatisch nach fehlerhaftem Ausfüllen des Anmeldeformulars aufgerufen wird.
Eine Antwortseite, die automatisch nach korrektem Ausfüllen des Anmeldeformulars und fehlender Einverständnis zum Speichern der persönlichen Daten aufgerufen wird.
Eine Antwortseite, die nach wiederholtem Ausfüllen des Anmeldeformulars automatisch aufgerufen wird (bis zu einem Datenabgleich)
Eine Antwort-E-Mail, die nach korrekter Anmeldung automatisch als Bestätigung an den Interessenten gesendet wird
Ein zweites „Abmeldeformular“ für den Zweck, dass ein Kunde/Interessent/Proband das Löschen seiner Profildaten aus der Datenbank erwünscht. Dazu wird lediglich die E-Mail-Adresse eingegeben.
Eine Antwortseite, die nach korrektem Ausfüllen des Abmelde-Formulars automatisch aufgerufen wird.
Eine Antwortseite, die nach fehlerhaftem Ausfüllen des Abmelde-Formulars automatisch aufgerufen wird
Eine Antwortseite, die nach wiederholtem Ausfüllen des Abmelde-Formulars automatisch aufgerufen wird (bis zu einem Datenabgleich)
Eine Antwort-E-Mail, die nach An-/Abmelden automatisch als Bestätigung an den Interessenten gesendet wird
Eine Antwort-E-Mail, die nach Anmelden automatisch an den Interessenten gesendet wird, wenn eine seine zweite Zustimmung notwendig ist („Double-Opt-In“)
Eine Antwort-E-Mail, die nach Anmelden automatisch als Bestätigung an den Benutzer/Administrator gesendet wird, der das zugehörige Contact Center zuletzt aktiviert/aktualisiert hat

Es können gleichzeitig bis zu 10 Contact Center aktiv sein, die voneinander völlig unabhängig sind und jederzeit verändert oder deaktiviert werden können.

(3) Funktionsbeschreibung

Übersicht „Profile“
Für die Verwaltung (Erstellung, Bearbeitung, Löschung, Import, Export) von Profilen lassen sich aus der Übersicht „Profile“ eine Vielzahl an Funktionen aufrufen. Sie besteht aus

· einer Liste aller Profile (mit den Feldern E-Mail, Vorname, Nachname)

· Schaltflächen zum Aufruf verschiedener Funktionen

· Ein Drop-Down-Menü/Texteingabefeld für die Filterung der Liste

Bezeichnung	Kurzbeschreibung	Hinweise
Suchen	Drücken Sie die Schaltfläche „Suchen“ um alle Profile aufzulisten, welche den Suchbegriff im Texteingabefeld in deren E-Mail-Adresse, Nachname, Firma oder Mobil-Nummer beinhalten. Dabei spielt es keine Rolle, ob sich diese am Anfang, in der Mitte oder am Ende des Wertes befindet. Alternativ können Sie mit dem Dropdown-Menü auch eine bestimmte Zielgruppe auswählen, um nur enthaltene Profile aufzulisten.	Wenn das Eingabefeld bei der Suche leer ist, werden alle Profile aufgelistet. Falls die Anzahl der Profile eine maximale Höchstgrenze überschreiten, werden einige Steuerelemente gesperrt.
Neu	Durch Drücken der Schaltfläche „Neu“ wechseln Sie in die Ansicht „Neues Profil erfassen“	Alternativ kann die Funktion mit der linken Maustaste aufgerufen werden, wenn vorher mit der rechten Maustaste das Kontextmenü der Liste geöffnet wurde.
Bearbeiten	Durch Drücken der Schaltfläche „Bearbeiten“ öffnen Sie ein selektiertes Profil in die Ansicht „Profil bearbeiten“	Alternativ kann diese Funktion mit der linken Maustaste aufgerufen werden, wenn vorher, nach Selektion des entsprechenden Eintrags, mit der rechten Maustaste das Kontextmenü geöffnet wurde.
Löschen	Durch Drücken der Schaltfläche „Löschen“ werden die aus der Liste selektierten Profile vollständig gelöscht	Alternativ kann diese Funktion mit der linken Maustaste aufgerufen werden, wenn vorher, nach Selektion der entsprechenden Einträge, mit der rechten Maustaste das Kontextmenü geöffnet wurde.
Import	Durch Drücken der Schaltfläche „Import“ öffnet sich eine Auflistung mit verschiedenen Datenformaten, die für einen Import von Profilen zur Verfügung stehen. Wählen Sie ein Format aus, um den Importvorgang fortzusetzen. Nähere Informationen finden Sie im folgenden Kapitel.	Alternativ kann die Funktion mit der linken Maustaste aufgerufen werden, wenn vorher mit der rechten Maustaste das Kontextmenü der Liste geöffnet wurde.
Export	Durch Drücken der Schaltfläche „Export“ öffnen sich auf der rechten Seite einige Steuerelemente, mit denen ein Export von Profilen gestartet werden kann.	Alternativ kann die Funktion mit der linken Maustaste aufgerufen werden, wenn vorher mit der rechten Maustaste das Kontextmenü der Liste geöffnet wurde.
Ausschlussliste einblenden	Durch Aktivierung des Kontrollkästchen mit der Beschriftung „Ausschlussliste einblenden“ öffnet sich auf der rechten Seite die Ausschlussliste. Nähere Informationen finden Sie im folgenden Kapitel.	Mit „Neu“, „Bearbeiten“ und „Löschen“ können Sie die Einträge der Liste verwalten. Das Drücken der Schaltfläche „Profile suchen“ zeigt in der Profile-Liste alle gesperrten Profile an.
Merkmale (nur im Kontextmenü)	Wählen Sie mit dem Kontextmenü (rechte Maustaste) „Merkmale“, um einen Bericht zu öffnen. Dieser beinhaltet die Verteilung der Profile für diverse Merkmale (z.B. Geschlecht).
Adressliste (nur im Kontextmenü)	Wählen Sie mit dem Kontextmenü (rechte Maustaste) „Adressliste“, um einen Bericht zu öffnen. Dieser beinhaltet eine Adressliste aller Profile.
E-Mail-Adresse prüfen (nur im Kontextmenü)	Wählen Sie mit dem Kontextmenü (rechte Maustaste) „E-Mail-Adresse prüfen“, um eine in der Liste selektierte E-Mail-Adresse online zu überprüfen, ohne dazu eine E-Mail zu versenden. Das Prüfergebnis öffnet sich in einem separaten Fenster.
Profile einer Zielgruppe hinzufügen	Wählen Sie mit dem Kontextmenü (rechte Maustaste) diesen Menüpunkt und im Submenü eine Zielgruppe, um alle vorher in der Liste selektierten Profile einer Zielgruppe zuzuordnen.

Import von Profilen

Für das Importieren von Profilen aus externen Anwendungen steht eine Vielzahl von Datenformaten/Datenbankschnittstellen zur Verfügung. Dabei wird zwischen drei unterschiedlichen Import-Verfahren unterschieden:

Import-Verfahren

Datenformat

Beschreibung

Import ohne Feldzuordnung

Text-Datei (.txt, *html)

Gefundene Profile werden nach Selektion der Datei zunächst auf der rechten Seite gelistet. Wählen Sie die Schaltfläche „Übertragen“ um den Import zu starten.

Es werden nur die E-Mail-Adressen importiert; sonstige Felder bleiben unberücksichtigt;
Standard-Werte:

Kunde = Nein
Profil-Nutzungserlaubnis = uneingeschränkt

Import mit manueller Feldzuordnung

CSV mit Semikolon als Feldseparator)
Microsoft Access (Jet 3.51 bzw. 4.0 und neuer)
Microsoft SQL Server (2000 oder neuer)
Microsoft Excel (8.0 oder neuer)
dBase III/IV
Erweitert (OLE DB-Provider)

Folgenden Profil-Feldern von officemailer können Daten aus der Quell-Datei/Datenbank zugeordnet werden:

Geschlecht
Titel
Vorname
Nachname
Firma
Strasse
Postleitzahl

Ort
Land
E-Mail
Telefon
Fax
Mobil-Nummer
Kunden-Nummer
Kunde = Ja, wenn Kunden-Nummer vorhanden
Geburtstag
Individuelle Profilfelder (bis zu 5 Stück)
Profil-Nutzungserlaubnis = uneingeschränkt (generell)

Achtung: Es werden bei CSV-Dateien nur die ersten 25 Spalten berücksichtigt.

officemailer-Profilfelder

Identifizierte Felder aus der Quelldatei/
Datenbank

Automatische Feldzuordnung

dialogue1-Archiv (*.ddf), Microsoft Outlook, XML-Schnittstellen (für auserwählten Fremdapplikationen)

Folgenden Profil-Felder des Microsoft Outlook Adressbuch werden in die entsprechenden Felder von officemailer übernommen:

Geschlecht
Geschlecht
Titel
Vorname
Nachname
Titel (nur Doktor)
Firma
Adresse (geschäftlich, ansonsten privat)
Strasse
Postleitzahl
Ort
Land
E-Mail
Telefon (geschäftlich, ansonsten privat)
Fax (geschäftlich, ansonsten privat)
Mobil
Geburtstag
Kunde = Nein (generell)
Profil-Nutzungserlaubnis = uneingeschränkt (generell)

Hinweis:

Beim Importieren kann jeweils eine bestimmte Zielgruppe für eine Zuordnung bestimmt werden.
Wenn beim Import die Option „Profile aktualisieren“ ausgewählt wurde, werden alle Profile inkl. deren Zuordnungen zu Zielgruppen aktualisiert. Andernfalls werden nur neue Profile (noch nicht existente E-Mail-Adresse) berücksichtigt.

Hinweis:

Wie im folgenden Kapitel „Neues Profil erfassen“ beschrieben, haben alle Felder eine maximale Größe. Zu große Werte werden daher, falls nötig, automatisch gekürzt.

Ausschlussliste

Mit der Ausschlussliste verhindern Sie, dass bestimmte Empfänger E-Mails erhalten. Dazu werden in dieser Liste E-Mail-Adressen und/oder ganze Domänen gespeichert.
Damit z.B. beim Import eines einst gelöschten und gesperrten Profils dieses weiterhin gesperrt bleibt, ist die Ausschlussliste völlig unabhängig von den Profilen. Das Löschen eines Profils hat somit keinen Einfluss auf die Ausschlussliste.

Um die Liste zu verwalten, wählen Sie in der Übersicht „Profile“ einfach „Ausschlussliste einblenden“.

Bezeichnung	Kurzbeschreibung	Hinweise
Neu	Durch Drücken der Schaltfläche „Neu“ werden unter der Ausschlussliste ein Texteingabefeld und eine Schaltfläche „Speichern“ sichtbar. Drücken Sie diese, um einen Eintrag zu speichern.	Erlaubte Einträge sind E-Mail-Adressen und Domänen (eingeleitet mit einem Sternchen). Beispiele: gesperrt@domain.xx *domain.xx
Bearbeiten	Durch Drücken der Schaltfläche „Bearbeiten“ kann ein selektierter Eintrag unterhalb der Liste editiert werden. Drücken Sie „Speichern“, um den Eintrag zu speichern.
Löschen	Durch Drücken der Schaltfläche „Löschen“ werden die aus der Liste selektierten Profile vollständig gelöscht	Alternativ kann diese Funktion mit der linken Maustaste aufgerufen werden, wenn vorher, nach Selektion der entsprechenden Einträge, mit der rechten Maustaste das Kontextmenü geöffnet wurde.
Import	Durch Drücken der Schaltfläche „Import“ können Sie Einträge für die Ausschlussliste importieren. Die Import-Funktion erlaubt den Import von E-Mail-Adressen aus ASCII-Dateien (txt, csv). Es werden alle enthaltenden Adressen importiert. Zur Selektion einer Importdatei drücken Sie die Schaltfläche „Ok“ unterhalb der Liste.	Alternativ kann die Funktion mit der linken Maustaste aufgerufen werden, wenn vorher mit der rechten Maustaste das Kontextmenü der Liste geöffnet wurde. Nur vollständige E-Mail-Adressen importieren: Es werden nur E-Mail-Adressen berücksichtigt Bisherige Liste ersetzen: Die Ausschlussliste wird vollständig ersetzt
Export	Durch Drücken der Schaltfläche „Export“ können Sie Einträge für die Ausschlussliste in eine CSV-Datei exportieren.	Alternativ kann die Funktion mit der linken Maustaste aufgerufen werden, wenn vorher mit der rechten Maustaste das Kontextmenü der Liste geöffnet wurde.

Neues Profil erfassen

Sie können in officemailer neue Profile direkt erfassen, wenn Sie in der Übersicht „Profile“ die Schaltfläche „Neu“ wählen.

Beschriftung	Kurzbeschreibung	Einschränkung / mögliche Ausprägungen	Hinweise
Geschlecht (Anrede)		„Herr“, „Frau, „Unbekannt“
Titel		Maximal 30 Zeichen
Kunde		Ja, Nein
Vorname		Maximal 50 Zeichen
Nachname		Maximal 50 Zeichen
Firma		Maximal 50 Zeichen
Strasse		Maximal 50 Zeichen
PLZ		Maximal 10 Zeichen
Ort		Maximal 50 Zeichen
Land		Maximal 50 Zeichen
Telefon		Maximal 25 Zeichen
Fax		Maximal 25 Zeichen
Mobil		Maximal 25 Zeichen
E-Mail		Maximal 50 Zeichen
Kundennummer		Maximal 50 Zeichen	Eingabefeld erscheint, wenn Kunde=Ja

Registerkarte „Erweitert“

Beschriftung	Kurzbeschreibung	Einschränkung / mögliche Ausprägungen	Hinweise
URL	Internetadresse	Maximal 50 Zeichen
Geburtsdatum		Datumswert oder „Unbekannt“
Bevorzugtes E-Mail-Format		Text, HTML, Unbekannt	Das bevorzugte Format wird beim Versand von Multipart-E-Mails berücksichtigt
Profil-Nutzungserlaubnis	Grad der Erlaubnis zur Nutzung der Profildaten (eingeschränkt/ uneingeschränkt)		Siehe Kapitel „Profile verwalten“ im Abschnitt (2).
Individuelle Datenfelder			Siehe Kapitel „Individuelle Datenfelder“ im Abschnitt (2).

Registerkarte „Zielgruppen“

Um Profil beliebigen, bereits angelegten Zielgruppen zuordnen zu können, wählen Sie die Registerkarte „Zielgruppen“ auf der rechten Seite und selektieren die gewünschten Gruppen mit einem Klick. Diese werden dann mit einem Harken links neben ihrer Bezeichnung gekennzeichnet.

Profil bearbeiten

Ein vorhandenes Profil können Sie jederzeit einsehen und bearbeiten, wenn Sie es aus der Übersicht „Profile“ auswählen und anschließend die Schaltfläche „Bearbeiten“ drücken.

Beschriftung	Kurzbeschreibung	Einschränkung / mögliche Ausprägungen	Hinweise
Geschlecht (Anrede)		„Herr“, „Frau, „Unbekannt“
Titel		Maximal 30 Zeichen
Kunde		Ja, Nein
Vorname		Maximal 50 Zeichen
Nachname		Maximal 50 Zeichen
Firma		Maximal 50 Zeichen
Strasse		Maximal 50 Zeichen
PLZ		Maximal 10 Zeichen
Ort		Maximal 50 Zeichen
Land		Maximal 50 Zeichen
Telefon		Maximal 25 Zeichen
Fax		Maximal 25 Zeichen
Mobil		Maximal 25 Zeichen
E-Mail		Maximal 50 Zeichen
Kundennummer		Maximal 50 Zeichen	Eingabefeld erscheint, wenn Kunde=Ja

Registerkarte „Erweitert“

Beschriftung	Kurzbeschreibung	Einschränkung / mögliche Ausprägungen	Hinweise
URL	Internetadresse	Maximal 50 Zeichen
Geburtsdatum		Datumswert oder „Unbekannt“
Bevorzugtes E-Mail-Format		Text, HTML, Unbekannt	Das bevorzugte Format wird beim Versand von Multipart-E-Mails berücksichtigt
Profil-Nutzungserlaubnis	Grad der Erlaubnis zur Nutzung der Profildaten (eingeschränkt/ uneingeschränkt)		Siehe Kapitel „Profile verwalten“ im Abschnitt (2).
Individuelle Datenfelder			Siehe Kapitel „Individuelle Datenfelder“

Registerkarte „Zielgruppen“

Um das neu zu erfassende Profil beliebigen, bereits angelegten Zielgruppen zuordnen zu können, wählen Sie die Registerkarte „Zielgruppen“ auf der rechten Seite und wählen die gewünschten Gruppen mit einem Klick aus. Gewählte Gruppen sind mit einem Harken links neben ihrer Bezeichnung gekennzeichnet.

Registerkarte „Contact Center“
In dieser Registerkarte befindet sich eine Auflistung aller aktiven Contact Center, über die der Interessent bereits mit Ihnen Kontakt aufgenommen hat.
Durch Doppelklick auf einen Listeneintrag (bzw. durch Auswahl von „Vorschau“ im Kontextmenü, das beim Drücken der rechten Maustaste erscheint) öffnet sich ein Bericht mit allen Formularfeld-Eingaben des entsprechenden Contact Centers.

Registerkarte „Mailings“
In dieser Registerkarte befindet sich eine Auflistung aller Mailings, die an den Interessenten gesendet worden sind.
Durch Doppelklick auf einen Listeneintrag (bzw. durch Auswahl von „Vorschau“ im Kontextmenü, das beim Drücken der rechten Maustaste erscheint) öffnet sich die zugehörige E-Mail.

Übersicht „Zielgruppen“

In dieser Übersicht werden alle vorhandenen Zielgruppen mit der Anzahl zugeordneter Profile aufgelistet.

Bezeichnung	Kurzbeschreibung	Hinweise
Neu	Durch Drücken der Schaltfläche „Neu“ wechseln Sie in die Ansicht „Zielgruppe bearbeiten“, in der Sie eine neue Zielgruppe erstellen können.	Alternativ kann diese Funktion mit der linken Maustaste aufgerufen werden, wenn vorher mit der rechten Maustaste das Kontextmenü geöffnet wurde.
Bearbeiten	Durch Drücken der Schaltfläche „Bearbeiten“ kann eine selektierte Zielgruppe in der Ansicht „Zielgruppe bearbeiten“ modifiziert werden.	Alternativ kann diese Funktion mit der linken Maustaste aufgerufen werden, wenn vorher, nach Selektion einer Zielgruppe, mit der rechten Maustaste das Kontextmenü geöffnet wurde.
Kopieren	Durch Drücken der Schaltfläche „Kopieren“ wird die aus der Liste selektierte Zielgruppe kopiert.	Alternativ kann diese Funktion mit der linken Maustaste aufgerufen werden, wenn vorher, nach Selektion einer Zielgruppe, mit der rechten Maustaste das Kontextmenü geöffnet wurde.
Löschen	Durch Drücken der Schaltfläche „Löschen“ wird die aus der Liste selektierte Zielgruppe gelöscht.	Alternativ kann diese Funktion mit der linken Maustaste aufgerufen werden, wenn vorher, nach Selektion einer Zielgruppe, mit der rechten Maustaste das Kontextmenü geöffnet wurde.

Hinweis:

Beim Löschen einer Zielgruppe bleiben die zugeordneten Profile stets erhalten.

Zielgruppe bearbeiten

In dieser Ansicht finden Sie Funktionalitäten, um eine Zielgruppe zusammenzustellen.

Während Sie beim Erfassen und beim Bearbeiten einzelner Profile diese direkt einer bestehenden Zielgruppe zuordnen können, lassen sich in dieser Ansicht alle Profile gemäß individueller Kriterien filtern.
Alle aktuell einer Gruppe zugehörigen Profile werden, repräsentiert durch ihre E-Mail-Adresse, in der Liste auf der rechten Seite dargestellt.
Die Anzahl der zugehörigen Profile wird unterhalb der Liste angezeigt. Dubletten werden automatisch herausgefiltert.

Allgemeine Angaben

Beschriftung	Kurzbeschreibung	Einschränkung / mögliche Ausprägungen	Hinweise
Bezeichnung	Bezeichnung der Zielgruppe	Maximal 50 Zeichen
Filtermodus	Auswahl des Filtermodus	„Manuell“, „Allgemein“, „nach Contact Center“, „nach Mailings“,, „nach existierenden Zielgruppen“
Schaltfläche „Übertragen“	Start des Filterprozesses: Es werden aus der Gesamtmenge alle passenden Profile der Zielgruppe zugeordnet		Der Filterprozess kann bei einer großen Anzahl an Profilen einige Minuten in Anspruch nehmen.
Schaltfläche „Entfernen“	Start des Filterprozesses: Es werden aus der Zielgruppe passende Profile entfernt.		Der Filterprozess kann bei einer großen Anzahl an Profilen einige Minuten in Anspruch nehmen.
Schaltfläche „Speichern“	Die Zielgruppe wird gespeichert und man wechselt in die Übersicht „Profile“
Schaltfläche „Abbrechen“	Wechsel in die Übersicht „Profile“, ohne das die Zielgruppe gespeichert wird.

Die einzelnen Filtermodi werden nachfolgend beschrieben:

Filtermodus „Manuell“ (vorselektiert)

Dieser Filtermodus erlaubt das manuelle Zusammenstellen einer Zielgruppe. Selektieren Sie dazu entweder Profile aus der Gesamtmenge (Liste links), um diese zu der Zielgruppe (Liste rechts) hinzuzufügen. Oder gehen Sie umgekehrt vor, um Profile aus der Zielgruppe zu entfernen. Die Liste der Gesamtmenge bleibt natürlich immer unverändert erhalten.
Eine Mehrfachselektion ist durch Drücken der Taste Strg bzw. Shift möglich.

Filtermodus „Allgemein“

Dieser Filtermodus ermöglicht Ihnen, nach allgemeinen Stammdaten zu filtern.

Beschriftung	Kurzbeschreibung	Einschränkung / mögliche Ausprägungen	Hinweise
Geschlecht	Filterung nach Geschlecht gemäß der hinterlegten Anrede	„männlich“, „weiblich“	Wenn weder „männlich“ noch „weiblich“ ausgewählt ist, werden nur Profilen mit unbekanntem Geschlecht berücksichtigt. Wenn beide Optionen ausgewählt sind, werden alle Profile berücksichtigt
Postleitzahl	Durch Auswahl des Kontrollkästchen „Postleitzahl“ öffnet sich rechts daneben ein Texteingabefeld, in das ein Suchbegriff für die Postleitzahl eingegeben werden kann.		Es werden Profile mit der Postleitzahl gesucht, die mit derselben Zeichenfolge beginnen. Die Eingabe „20“ findet somit Postleitzahlen wie „22337“ oder auch „20099“.
Land	Durch Auswahl des Kontrollkästchen „Land“ öffnet sich rechts daneben ein editierbares Drop-Down-Menü, in das ein Suchbegriff für das Land eingegeben bzw. gewählt werden kann.
Geburtsdatum	Durch Auswahl des Kontrollkästchen „Geburtsdatum“ wird nach Profilen gefiltert, deren Geburtsdatum in einem bestimmten zeitlichen Intervall liegt.	Profile ohne hinterlegtes Geburtsdatum werden nicht berücksichtigt.	Achten Sie auf einen gültigen Zeitraum, d.h. das erste Datum darf nicht nach dem zweiten Datum liegen.
Bevorzugtes E-Mail-Format	Durch Auswahl des Kontrollkästchen „Text“ und/oder „HTML“ wird nach Profilen gefiltert, deren bevorzugtes E-Mail-Format der Auswahl entspricht.	„Text“, „HTML“	Wenn weder „Text“ noch „HTML“ gewählt wurde, wird nur nach Profilen mit unbekanntem bevorz. E-Mail-Format gesucht. Wenn beides gewählt worden ist, werden alle ausgegeben.
auch mit eingeschränkter Profil-Nutzungserlaubnis	Durch Auswahl des Kontrollkästchen mit der Beschriftung „auch mit eingeschränkter Profil-Nutzungserlaubnis“ werden alle Profile ausgegeben; also auch die mit einer eingeschränkten Nutzungs- bzw. Werbeerlaubnis.

Filtermodus „Nach Contact Center“

Dieser Filtermodus ermöglicht Ihnen, Profile gemäß der in einem Contact Center gesammelten Daten zu filtern.

Beschriftung	Kurzbeschreibung	Einschränkung / mögliche Ausprägungen	Hinweise
Contact Center	Wählen Sie in diesem Drop-Down-Menü ein Contact Center, nach der Sie Profile filtern möchten.	Es stehen nur aktive Contact Center zur Auswahl
Formularfeld	Wählen Sie hier ein Formularfeld des Contact Centers aus, dessen Eingaben der Interessenten Sie filtern möchten.
Ausprägung	Im ersten Drop-Down-Menü wählen Sie einen logischen Operator; im zweiten einen gewünschten Wert, den Sie auch selbst formulieren können.	Logische Operatoren: “gleich“ “ungleich“ “enthält“	Es werden nur alphanumerische Filterungen vorgenommen; „gleich“ bedeutet, dass beide zu vergleichenden Werte identisch sein müssen
(ohne)	Durch Auswahl des Kontrollkästchen mit der Beschriftung „auch mit eingeschränkter Profil-Nutzungserlaubnis“ werden alle Profile ausgegeben; also auch die mit einer eingeschränkten Nutzungs- bzw. Werbeerlaubnis.

Filtermodus „Nach Mailings“

Dieser Filtermodus ermöglicht Ihnen das Auffinden von Interessenten, die ein bestimmtes Mailing erhalten bzw. nicht erhalten haben.

Beschriftung	Kurzbeschreibung	Einschränkung / mögliche Ausprägungen
Mailing	Wählen Sie in diesem Drop-Down-Menü ein Mailing aus, zu dem Sie Empfänger/ Nichtempfänger auffinden möchten.
(ohne)	Die Optionsfelder dienen der Auswahl, ob das gewählte Mailing als „erhalten“ oder „nicht erhalten“ im Profil markiert sein soll.	„erhalten“, „nicht erhalten“
(ohne)	Durch Auswahl des Kontrollkästchen mit der Beschriftung „auch mit eingeschränkter Profil-Nutzungserlaubnis“ werden alle Profile ausgegeben; also auch die mit einer eingeschränkten Nutzungs- bzw. Werbeerlaubnis.

Filtermodus „Nach existierenden Zielgruppen“

Dieser Filtermodus ermöglicht Ihnen das Bilden von Gemeinschafts- und Schnittmengen einzelner Zielgruppen, die bereits angelegt worden sind.

Beschriftung	Kurzbeschreibung	Einschränkung / mögliche Ausprägungen
Zielgruppe	Wählen Sie in diesem Drop-Down-Menü eine Zielgruppe, aus der Sie Profile filtern möchten.
(ohne)	Die Optionsfelder dienen der Auswahl, ob zu suchende Profile in der gewählten Zielgruppe enthalten sein sollen oder nicht.	„enthalten“, „nicht enthalten“
(ohne)	Durch Auswahl des Kontrollkästchen mit der Beschriftung „auch mit eingeschränkter Profil-Nutzungserlaubnis“ werden alle Profile ausgegeben; also auch die mit einer eingeschränkten Nutzungs- bzw. Werbeerlaubnis.

Übersicht „E-Mail-Vorlagen“

Die Übersicht „E-Mail-Vorlagen“ ermöglicht Ihnen die Verwaltung von Vorlagen, welche für den Versand von Serien-E-Mails benötigt werden.
Mit einem Doppelklick auf den gewünschten Listeneintrag können Sie in einer Vorschau sehen, wie die zugehörige E-Mail-Vorlage aussieht.

Beschriftung	Kurzbeschreibung	Hinweise
Neu	Durch Drücken der Schaltfläche „Neu“ öffnet sich in einem separaten Fenster eine Abfrage mit folgenden Eingabemöglichkeiten: Bezeichnung: Interne Bezeichnung der E-Mail-Vorlage Format: Vorgehen Vorlagen-Generator starten Leeres Dokument im E-Mail-Designer erstellen Vorlagendatei öffnen Näheres zum Vorlagen-Generator entnehmen Sie bitte den nächsten Kapiteln. Eine Vorlagendatei ist ein HTML-Dokument, welches korrekte Pfade zu enthaltenen Grafiken besitzt.	Alternativ kann die Funktion mit der linken Maustaste aufgerufen werden, wenn vorher innerhalb der oberen Liste mit der rechten Maustaste das zugehörige Kontextmenü geöffnet wurde.
Bearbeiten	Durch Drücken der Schaltfläche „Bearbeiten“ wechseln Sie in den „E-Maill-Designer“ und haben die Möglichkeit, eine vorher aus der oberen Liste selektierte E-Mail-Vorlage zu bearbeiten.	Alternativ kann diese Funktion mit der linken Maustaste aufgerufen werden, wenn vorher, nach Selektion des entsprechenden Eintrags mit der rechten Maustaste, das Kontextmenü geöffnet wurde.
Kopieren	Durch Drücken der Schaltfläche „Kopieren“ wird die in der oberen Liste selektierte E-Mail-Vorlage kopiert.	Alternativ kann diese Funktion mit der linken Maustaste aufgerufen werden, wenn vorher, nach Selektion des entsprechenden Eintrags mit der rechten Maustaste, das Kontextmenü geöffnet wurde.
Löschen	Durch Drücken der Schaltfläche „Löschen“ wird die aus der Liste selektierte E-Mail-Vorlage inkl. zugehöriger Grafikdateien etc. unwiderruflich gelöscht	Alternativ kann diese Funktion mit der linken Maustaste aufgerufen werden, wenn vorher, nach Selektion der entsprechenden Einträge mit der rechten Maustaste, das Kontextmenü geöffnet wurde.
Senden	Durch Drücken der Schaltfläche „Senden“ wechseln Sie in die Ansicht „Mailing senden“. In dieser können Sie ein Mailing mit der gewählten Mailing-Vorlage an eine gewünschte Zielgruppe senden.	Alternativ kann diese Funktion mit der linken Maustaste aufgerufen werden, wenn vorher, nach Selektion des entsprechenden Eintrags mit der rechten Maustaste, das Kontextmenü geöffnet wurde.

Vorlagen-Generator

Der Vorlagen-Generator ermöglicht Ihnen die Erstellung von E-Mail-Vorlagen im HTML-Format, welche einen für E-Mail-Marketing optimierten HTML-Code besitzen. Dazu werden Layout- und Designvorstellungen des Anwenders weitgehend berücksichtigt.
Alle Eingaben werden vom Programm gespeichert und sind beim nächsten Aufruf des Vorlagen-Generators vorselektiert.
Zum Starten wählen Sie in der Übersicht „E-Mail-Vorlagen“ einfach „Neu“ und im sich öffnenden Fenster „Ok“.

E-Mail-Designer

Zum Erstellen und Bearbeiten von Vorlagen für Mailings bietet der „E-Mail-Designer“ eine Vielzahl an komfortablen Funktionen.
Das Programm unterscheidet die drei gängigsten E-Mail-Formate:

Plain Text: Die E-Mail ist in einem reinen Text-Format, welches im Prinzip keine grafischen Gestaltungsmöglichkeiten oder Formatierungen ermöglicht.
HTML: Die E-Mail ist kann Grafiken, Tabellen, verschieden Schriftformatierungen und Hintergründe beinhalten, wie man es von Webseiten kennt.
Multipart: Eine Multipart-E-Mail umfasst in internen Sektionen den Inhalt im Text- sowie im HTML-Format. Der Sinn dieses Formats ist der, möglichst allen Empfängern wenigstens ein interpretierbares Format anzubieten.

Beschriftung	Kurzbeschreibung	Einschränkung	Hinweise
Bezeichnung	Bezeichnung der E-Mail-Vorlage	Maximal 80 Zeichen
Betreff	Betreffzeile der E-Mail	Maximal 80 Zeichen
(ohne)	Optionsfelder zur Selektion des E-Mail-Formats wie eingangs beschrieben. Abhängig vom Format werden unter den Registerkarten unterschiedliche E-Mail-Editoren zur Verfügung gestellt.		Das Format kann jederzeit wieder verändert werden. Allerdings können dadurch Daten aus einzelnen Formaten verloren gehen.

Der Text-Editor

Für E-Mails im Format „Plain Text“ steht ein Editor zur Verfügung, der sich innerhalb der Registerkarte „Text-Format“ befindet. Geben Sie hier den gewünschten Text ein.
Je nach Einstellungen für den E-Mail-Server (SMTP) wird der Fließtext beim Versand ggf. automatisch umgebrochen.

Durch Drücken von (rechts oben im Texteingabefeld), wird eine auf Microsoft Word basierende Rechtschreib- und Grammatikkorrektur aufgerufen.
Und durch Drücken von können Sie Personalisierungsfelder in den E-Mail-Text einfügen, welche beim Versand automatisch durch zugehörige Werte ersetzt werden. Mehr zum Thema „Personalisierungsfelder“ entnehmen Sie bitte dem Ende dieses Kapitels.

Die zweite Registerkarte ermöglicht Ihnen die Verwaltung von beliebig vielen Dateianhängen, welcher Sie mit der E-Mail versenden können. Wählen Sie dazu die Schaltfläche „Neu“ und selektieren die gewünschte Datei. Zum Löschen eines Dateianhangs wählen Sie diesen aus der Liste aus und wählen dann „Löschen“.

Der HTML-Editor

Innerhalb der Registerkarte „HTML-Format“ befindet sich der Editor für E-Mails vom Format „HTML“. Dabei handelt es sich um einen komfortablen WYSIWYG-Editor.

Alle Funktionen lassen sich bequem durch Schaltfläche oberhalb des Editors aufrufen. Innerhalb der Texteingabefläche können Sie einige Funktionen auch durch Drücken der rechten Maustaste ein Kontextmenü aufrufen.

Die zweite Registerkarte oben ermöglicht Ihnen die Verwaltung von beliebig vielen Dateianhängen, welcher Sie mit der E-Mail versenden können. Wählen Sie dazu die Schaltfläche „Neu“ und selektieren die gewünschte Datei. Zum Löschen eines Dateianhangs wählen Sie diesen aus der Liste aus und wählen dann „Löschen“.

Alle Funktionen im Überblick:

Schaltfläche	Kurzbeschreibung	Hinweise
	Öffnet ein HTML-Dokument	Es lässt sich sowohl eine „lokale Datei“ als auch ein Dokument aus dem Internet laden (Drop-Down-Menü). Bei Dokumenten aus dem Internet werden Grafiken nur übernommen, wenn die zugehörigen Pfade identifiziert werden können.
	Schneidet markierte Elemente aus dem Editor aus und kopiert sie in die Zwischenablage
	Kopiert markierte Elemente aus dem Editor in die Zwischenablage
	Fügt Elemente aus der Zwischenablage in die aktuelle Kursorposition innerhalb des Email-Editors ein
	Stellt den letzten Arbeitsschritt im E-Mail-Editors zurück.
	Stellt den zuletzt rückgängig gemachten Arbeitsschritt im E-Mail-Editor wieder her.
	Wechsel des Darstellungsmodus zur Ein-/Ausblendung von Tabellenrahmen	Tabellenrahmen werden in der späteren E-Mail genauso dargestellt, wie im E-Mail-Editor, wenn diese Schaltfläche nicht gedrückt ist.
	Wechsel des Darstellungsmodus zur Ein-/Ausblendung von Steuerzeichen	: Beginn und Ende eines Absatzes : Zeilenumbruch

	Öffnet ein zweites Fenster, in dem Sie eine Hintergrundgrafik (Gif- oder Jpeg-Format), eine Hintergrundfarbe und Schriftfarben für das gesamte Dokument festlegen können.	Diese Einstellungen können Sie jederzeit wieder verändern.
	Öffnet ein Dialogfenster zur Auswahl einer Schriftgröße, -farbe und eines Schrifttyps
	Wechsel in den Schreibmodus „Fett“	Solange die Schaltfläche gedrückt bleibt, ist der Schreibmodus „Fett“ aktiv. Durch erneutes Drücken kann er wieder deaktiviert werden.
	Wechsel in den Schreibmodus „Kursiv“	Solange die Schaltfläche gedrückt bleibt, ist der Schreibmodus „Kursiv“ aktiv. Durch erneutes Drücken kann er wieder deaktiviert werden.
	Wechsel in den Schreibmodus „Unterstreichen“	Solange die Schaltfläche gedrückt bleibt, ist der Schreibmodus „Unterstreichen“ aktiv. Durch erneutes Drücken kann er wieder deaktiviert werden.
	Wechsel in den Schreibmodus „Linksbündig“	Solange die Schaltfläche gedrückt bleibt, ist der Schreibmodus „Linksbündig“ aktiv.
	Wechsel in den Schreibmodus „Zentriert“	Solange die Schaltfläche gedrückt bleibt, ist der Schreibmodus „Zentriert“ aktiv.
	Wechsel in den Schreibmodus „Rechtsbündig“	Solange die Schaltfläche gedrückt bleibt, ist der Schreibmodus „Rechtsbündig“ aktiv.
	Wechsel in den Schreibmodus „Aufzählung“	Solange die Schaltfläche gedrückt bleibt, ist der Schreibmodus „Aufzählung“ aktiv. Durch erneutes Drücken kann er wieder deaktiviert werden.
	Wechsel in den Schreibmodus „Auflistung“	Solange die Schaltfläche gedrückt bleibt, ist der Schreibmodus „Auflistung“ aktiv. Durch erneutes Drücken kann er wieder deaktiviert werden.
	Der mit dem Kursor selektierte Absatz (oder Aufzählungs-/Auflistungspunkt) wird um eine Tabulatoreneinheit nach links verschoben.
	Der mit dem Kursor selektierte Absatz (oder Aufzählungs-/Auflistungspunkt) wird um eine Tabulatoreneinheit nach rechts verschoben.
	Fügt an der aktuellen Kursorposition eine Tabelle ein, die Sie vorher in dem sich öffnenden zweiten Fenster definieren. Wenn eine Tabelle markiert ist (die linke Maustaste drücken, wenn am Rand der Tabelle ein Kreuzpfeil zu sehen ist), lässt sie sich durch Drücken der Entfernten-Taste wieder löschen. Wenn sich der Kursor in einer Tabellenzelle befindet, lassen sich im Drop-Down-Menü weitere Funktionalitäten aufrufen. So lassen sich Zellen, Zeilen und Spalten einfügen bzw. entfernen. Darüber hinaus können Sie so Spalten zusammenführen (sie dürfen dazu nicht leer sein) oder wieder teilen. Um einzelnen Zellen zu bearbeiten (Formatierung, Hintergrundgrafik einfügen etc.) bewegen Sie den Kursor in die entsprechende Zelle und wählen Sie im Drop-Down-Menü „Zelle bearbeiten“.	Im zweiten Fenster („Neue Tabelle erstellen“) können Sie im oberen Teil die Anzahl an Zeilen und Spalten festlegen. Es lassen sich maximal 50x50 Zellen definieren. Ergänzend lassen sich die Ausrichtung („links“, „zentriert“, „rechts“) und Hintergrundfarbe der Zelleninhalte festlegen. Abschließend können Sie mit den Schiebereglern die Linienstärke des äußeren Rahmens, den Außenabstand und den Innenabstand bestimmen (Angabe in Pixel; jeweils 0-20). Optional ist auch eine Beschriftung der Tabelle möglich, die Sie in das untere Texteingabefeld eingeben können. Durch Drücken von „Ok“ wird die Tabelle eingefügt.
	Fügt an der aktuellen Kursorposition eine Grafik ein, die Sie vorher in dem sich öffnenden zweiten Fenster auswählen. Wenn Sie eine Grafik selektiert haben und diese Funktion aufrufen, können Sie die Herkunftsdatei und sonstige Angaben anpassen.	Abhängig von Ihrer aktuellen Version des Microsoft Internet Explorers lassen sich zusätzliche Angaben wie Ausrichtung der Grafik, Breite des Randes und Außenabstände definieren.
	Fügt an der aktuellen Kursorposition ein Anker-Tag ein, für welchen Sie im sich öffnenden Fenster einen eindeutigen Namen bestimmen müssen.
	Verlinkt das markierte Objekt (Text, Grafik, Tabelle) mit einem Hyperlink, den Sie vorher in dem sich öffnenden zweiten Fenster festlegen.	Zum Verlinken eines definierten Ankers geben Sie eine URL im folgenden Format ein: #ankername
	Fügt an der aktuellen Kursorposition ein Personalisierungsfeld ein. Dieses wird beim Versand automatisch mit entsprechenden Werten ersetzt. Wenn kein Wert vorliegt, wird eine leere Zeichenkette eingesetzt.	In der sich öffnenden Liste befinden sich neben Personalisierungsfeldern auch: Textbausteine (siehe „Optionen“) Contact Center: Verlinkung zum Anmeldeformular eines aktiven Contact Center Abmeldemöglichkeit: Verlinkung für Abmeldung gemäß „Optionen“

Unterhalb des Editors können Sie mit drei weiteren Registerkarten zwischen folgenden Ansichten wechseln:

1. Designer: Beinhaltet den in diesem Format standardmäßig eingeblkendeten WYSIWYG-Editor

2. Quellcode: Beinhaltet einen HTML-Editor mit dem Quelltexte des geöffneten Dokuments

3. Vorschau: Beinhaltet eine Vorschaufunktion der E-Mail

Optionen

Für jede E-Mail-Vorlage können Optionen bestimmt werden. Wählen Sie dazu mit der linken Maustaste die entsprechende Schaltfläche im oberen Teil des E-Mail-Designers. Sie können in einem separaten Fenster dann Einstellungen wie folgt vornehmen:

Registerkarte	Kurzbeschreibung
Persönliche Anrede	Definieren Sie hier die persönliche Anrede, welche in der E-Mail verwendet werden soll. Die Dropdown-Menüs sind frei editierbar (max. 50 Zeichen). Beim Versenden wird „[Vorname]“ durch den jeweiligen Vornamen und „[Nachname]“ durch den jeweiligen Nachnamen ersetzt. Um den Platzhalter für die persönliche Anrede bequem einzubinden, klicken Sie die Schaltfläche oberhalb des Editors und wählen dann „Persönliche Anrede“. Dann erscheint dieser an der aktuellen Kursorposition.
Versand	Für den Versand stehe drei Optionen zu Ihrer Verfügung: 1. Klicks auf Hyperlinks messen: Das Programm ermittelt, wie oft auf die einzelnen Hyperlinks in der E-Mail geklickt wurde. Mit einem Datenabgleich werden die so generierten Daten automatisch in die Datenbank gespielt und können dann unter dem Menüpunkt „Auswertung“ im Rahmen eines Berichts („Klickraten Hyperlinks in Mailings“) analysiert werden. 2. Grafiken einbetten: Die in einer E-Mail enthaltenden Grafiken werden generell binär mit der E-Mail versendet. Dadurch wird die E-Mail größer – kann dafür aber auch vollständig offline gelesen werden. Wenn Sie diese Option nicht gewählt haben, versucht das Programm beim Speichern der Vorlage alle lokalen Grafiken auf den definierten Webserver zu spielen. Dazu benötigt es korrekte Einstellungen (FTP). 3. Automatische Verlinkung zur Browseransicht der E-Mail: Der nachfolgende Text wird beim Versand in den Kopf jeder E-Mail generiert und verweist auf eine (unpersonalisierte) Kopie der E-Mail, welche sich im installierten Browser öffnet.
Abmeldung	Sie können in einer E-Mail zwei Varianten der Abmeldung bereitstellen: 1. Abmeldung mittels Hyperlink zum Abmeldeskript (sofortige Abmeldung) 2. Abmeldung mittels Abmeldeformular eines aktiven Contact Centers Für die 1. Variante können Sie im Texteingabefeld einen Text mit bis zu 150 Zeichen definieren, der an der Stelle des Personalisierungsfelds [Abmeldemoeglichkeit] erscheinen soll. Der 2. Typ der Abmeldung wird nicht durch einen Personalisierungsfeld, sondern durch einen gewöhnlichen Hyperlink in die E-Mail eingebunden. Diesen können Sie ganz normal im E-Mail-Editor anpassen. Um die Abmeldemöglichkeit bequem einzubinden, klicken Sie die Schaltfläche oberhalb des Editors und wählen dann „Abmeldemöglichkeit“. Dann erscheint diese an der aktuellen Kursorposition.
Textbausteine	Um einen neuen Textbaustein (max. 2.000 Zeichen) anzulegen, drücken Sie „Neu“ und legen eine Bezeichnung fest. Mit „Speichern“ werden die Eingaben gesichert – mit „Löschen“ wieder gelöscht. Die Textbausteine können auch HTML beinhalten, d.h. der Inhalt wird in HTML-E-Mails stets direkt in den Quellcode geschrieben. Um einen Textbaustein bequem einzubinden, klicken Sie die Schaltfläche oberhalb des Editors und wählen dann „Textbausteine“ und dann im Submenü den entsprechenden Eintrag. Der Inhalt erscheint anschließend an der aktuellen Kursorposition.

Personalisierungsfelder

Personalisierungsfelder können im Mailing-Designer mit der Schaltfläche in die Vorlage (auch in die Betreffzeile) eingefügt werden. Folgende Felder werden derzeitig unterstützt:

Bezeichnung	Platzhalter	Hinweise
Vorname	[Vorname]	Beansprucht bis zu 50 Zeichen Beispiel: Klaus
Nachname	[Nachname]	Beansprucht bis zu 50 Zeichen Beispiel: Dr. Schuster
Name (vollständig)	[Name]	Beansprucht bis zu 132 Zeichen Beispiel: Dr. Klaus Schuster
Firma	[Firma]	Beansprucht bis zu 50 Zeichen
Ort	[Ort]	Beansprucht bis zu 50 Zeichen
E-Mail-Adresse	[E-Mail-Adresse]	Beansprucht bis zu 50 Zeichen
Dialogbeginn	[Dialogbeginn]	Erfassungsdatum des Profils Beansprucht 10 Zeichen Beispiel: 17.03.2004
(Bis zu 5 Individuelle Profilfelder)	[EigenesProfilfeld_1] [EigenesProfilfeld_2] [EigenesProfilfeld_3] [EigenesProfilfeld_4] [EigenesProfilfeld_5]	Beanspruchen je bis zu 50 Zeichen

Beim Versand werden die Platzhalter automatisch durch die entsprechenden Profilfeldwerte ersetzt. Ist für ein Feld kein Wert im Profil hinterlegt, wird es durch eine leere Zeichenkette („“) ersetzt.

Hinweis:
Personalisierungsfelder (z.B. „[Name]“) können Sie im HTML-Modus beliebig formatieren. Nur ihre Zeichenfolge darf nicht verändert werden, d.h. Formatierungen sind nur für den gesamten Platzhalter zulässig.

Mailing senden

Das Senden eines Mailings funktioniert weitgehend automatisiert. Dazu muss lediglich eine E-Mail-Vorlage existieren, die vorher im E-Mail-Designer erstellt worden ist. Darüber hinaus wird eine Zielgruppe und für E-Mails ein E-Mail-Konto benötigt. Mehr zum Thema finden Sie im Abschnitt (1).

Name/Beschriftung	Kurzbeschreibung	Einschränkung	Hinweise
E-Mail-Vorlage	Selektieren Sie in diesem Dropdown-Menü die E-Mail-Vorlage, auf deren Basis ein Mailing erstellt werden soll
Betreff	Betreffzeile der E-Mail	Die Betreffzeile kann nur im E-Mail-Designer bearbeitet werden
Zielgruppen	Selektieren Sie in der Liste jene Zielgruppen, an denen das Mailing versendet werden soll		Wenn ein Profil mehreren der selektierten Gruppen zugeordnet ist, wird dennoch nur eine E-Mail an den entspr. Empfänger gesendet.
E-Mail-Konto	Verfügbare E-Mail-Konten, aus denen Sie eines für das Mailing wählen		Ein E-Mail-Konto können Sie unter „Einstellungen“ / „E-Mail“ anlegen.
Testmail senden	Drücken Sie diese Schaltfläche, um eine Test-E-Mail auf Basis der E-Mail-Vorlage und des E-Mail-Kontos zu versenden.	Eine persönliche Anrede wird nicht aufgelöst. Es erscheint stattdessen das entsprechende Personalisierungsfeld. Ebenfalls personalisierte Abmeldelinks besitzen nur einen Dummy-Charakter.	Die Testmail wird stets an die E-Mail-Adresse des aktuellen Benutzers gesendet. Wenn noch keine Benutzer angelegt wurden, wird stattdessen die E-Mail-Adresse aus „Einstellungen“ / „Kontaktdaten“ verwendet. Die Betreffzeile von Test-E-Mails wird mit einem „(Testmail)“ ergänzt.
Anti-Spamfilter-Modus	Diese Funktion aktiviert die Anti-Spamfilter-Einstellungen, welche in den Einstellungen für das E-Mail-Konto definiert worden sind.
Retouren einsammeln	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn nach dem Mailing alle Retouren automatisch eingelesen und ggf. gelöscht werden sollen („Bounce Management“).	Dieser Vorgang benötigt zusätzlich Zeit. Generell gelöscht werden eingehenden Antwort-E-Mails der Empfänger-Server. Allerdings werden diese oft zeitverzögert ausgelöst und können daher nicht immer automatisch bearbeitet werden. Abhilfe verschafft ein separates Postfach für Rückläufer („Einstellungen“ / „E-Mail“).	Es wird zwischen Hard- und Soft-Bounces unterschieden. Hardbounces sind Rückläufer, die auf vermutlich fehlerhafte E-Mail-Adressen beruhen. Die zugehörigen Profile werden mit dieser Funktion automatisch gelöscht. Soft-Bounces sind Rückläufer, die auf vermutlich nur vorübergehend nicht erreichbare Empfänger beruhen. Die zugehörigen Profile werden nach einem Mailing markiert und erst nach wiederholtem Rücklauf gelöscht.
inkl. Abwesenheitsnotizen u.ä.	Diese Optionen können Sie ergänzend zu „Rückläufer einsammeln“ wählen, wenn automatisch generierte Antwort-E-Mails gelöscht werden sollen.		Automatisch generierte Antwort-E-Mails sind z.B. Abwesenheits-notizen, Empfangs-bestätigungen u.ä.; die Profile bleiben von dieser Funktion unberührt
Profile nie löschen, sondern neuer Zielgruppe zuordnen	Wählen Sie dieses Kontrollkätschen, um ergänzend alle Profile (Hard- und Softbounces), anstatt zu löschen, einer neuen Zielgruppe zuzuordnen.

Das Mailing beginnen Sie durch Drücken der Schaltfläche „Senden“. Es öffnet sich dann eine Vorschau mit Mailing-Vorlage. Unterhalb der Vorschau befindet sich ein Dropdown-Menü, welches alle Emfänger beinhaltet. Wählen Sie einen Eintrag, um bereits vor dem Versand eine personalisierte Ansicht der E-Mail zu erhalten.

Sobald Sie die Schaltfläche „Ok“ gedrückt haben, schließt sich das Fenster und der Versand beginnt.

Der Versandprozess

Abhängig von der Größe der Zielgruppen, des Speichervolumens der E-Mail-Vorlage inkl. Dateianhänge, der Anbindung an das Internet sowie der Leistungsfähigkeit des SMTP-Servers, kann ein Mailing einige Zeit in Anspruch nehmen. Allerdings benötigt der Prozess weniger CPU- und Speicherkapazitäten, so dass Sie officemailer im Hintergrund für sich arbeiten lassen können.
Den Status des Versandprozesses sehen Sie in der sich öffnenden Liste auf der linken Seite. Auf der rechten Seite wird die Abarbeitung der Rückläufer protokolliert, soweit Sie diese Funktion vor Mailing-Beginn aktiviert haben. Drücken Sie die Schaltfläche „Abbrechen“, um das Mailing vorzeitig abzubrechen.

Hinweis:
Sollte der Versandprozess einmal unterbrochen werden, so können Sie unter „Zielgruppe bearbeiten“ anschließend die Mitglieder der Gruppe herausfiltern, die das Mailing noch nicht erhalten haben.

Wenn nur die Verbindung abbricht, können Sie mit dem „Anti-Spamfilter-Modus“ eine automatische Neuanmeldung erzwingen.

Multipart-E-Mails und bevorzugtes E-Mail-Format

Wenn Sie eine E-Mail-Vorlage im Multipart-Format verwenden, wählt officemailer während des Versandprozesses ein konkretes Format (Plain Text oder HTML) für einzelne Empfänger aus, sofern in deren Profil ein bevorzugtes E-Mail-Format hinterlegt worden ist. Dadurch wird der Versandprozess beschleunigt.

Beschriftung für E-Mail-Empfänger

Beim Versand wird die Beschriftung der Empfängeradresse automatisch mit dem Namen des Empfängers dargestellt, sofern dieser vorliegt. Dieser erscheint dann in Ergänzung oder an Stelle der E-Mail-Adresse. Beispiel:

Name des Empfängers

Übersicht „Contact Center“

Zur Verwaltung Ihrer Contact Center lassen sich unter diesem Menüpunkt diverse Funktionalitäten aufrufen:

Beschriftung	Kurzbeschreibung	Einschränkung	Hinweise
Neu	Drücken Sie diese Schaltfläche, um ein neues Contact Center zu erstellen. Dazu öffnet sich die Ansicht „Contact Center bearbeiten“.		Alternativ kann diese Funktion mit der linken Maustaste aufgerufen werden, wenn vorher mit der rechten Maustaste das Kontextmenü geöffnet wurde.
Bearbeiten	Drücken Sie diese Schaltfläche, um ein aus der Liste selektiertes Contact Center zu bearbeiten.		Alternativ kann diese Funktion mit der linken Maustaste aufgerufen werden, wenn vorher, nach Selektion des entsprechenden Eintrags mit der rechten Maustaste, das Kontextmenü geöffnet wurde.
Löschen	Löscht ein bestehendes Contact Center	Es lassen sich nur inaktive Contat Center löschen	Alternativ kann diese Funktion mit der linken Maustaste aufgerufen werden, wenn vorher, nach Selektion des entsprechenden Eintrags mit der rechten Maustaste, das Kontextmenü geöffnet wurde.
Aktivieren	Drücken Sie diese Schaltfläche, um das gewählte inaktive Contact Center zu aktivieren. Dazu kopiert das Programm die zugehörigen Dateien (siehe Abschnitt 2 - „Contact Center“) mittels FTP auf den Webserver.	Es können maximal zehn Contact Center gleichzeitig aktiv sein	Alternativ kann diese Funktion mit der linken Maustaste aufgerufen werden, wenn vorher, nach Selektion des entsprechenden Eintrags mit der rechten Maustaste, das Kontextmenü geöffnet wurde.
Aktualisieren	Drücken Sie diese Schaltfläche, um das gewählte aktive Contact Center zu aktualisieren. Dazu kopiert das Programm die zugehörigen Dateien (siehe Abschnitt 2 - „Contact Center“) mittels FTP auf den Webserver.	Texte für Antwort-E-Mails werden nur bei einem Datenabgleich aktualisiert.	Alternativ kann diese Funktion mit der linken Maustaste aufgerufen werden, wenn vorher, nach Selektion des entsprechenden Eintrags mit der rechten Maustaste, das Kontextmenü geöffnet wurde.
Deaktivieren	Drücken Sie diese Schaltfläche, um das gewählte aktive Contact Center zu deaktivieren. Dazu löscht das Programm die zugehörigen Dateien (siehe Abschnitt 2 - „Contact Center“) mittels FTP vom Webserver.	Es bleibt eine Antwort-Seite für Abmeldungen (mittels Hyperlink auf einer E-Mail) auf dem Webserver erhalten.	Alternativ kann diese Funktion mit der linken Maustaste aufgerufen werden, wenn vorher, nach Selektion des entsprechenden Eintrags mit der rechten Maustaste, das Kontextmenü geöffnet wurde.
Assistent	Drücken Sie diese Schaltfläche, um den „Generator für Contact Center“ zu starten
Vorschau (nur im Kontextmenü)	Wählen Sie diesen Menüpunkt, um die Dokumente des selektierten Contact Centers in einem Vorschaufenster zu sehen.

Hinweis:
Ein Doppelklick mit der Maus eines Listeneintrags öffnet das Contact Center in einer Vorschau. In dieser können Sie alle Antwortseiten und, bei aktiven Contact Center, die zugehörige Webadresse (URL) einsehen.

Hinweis:
Zu jedem Zeitpunkt können bis zu 10 Contact Center gleichzeitig aktiv sein. Es lassen sich beliebig viele Contact Center vorbereiten. An aktiven Contact Centern dürfen Formularfelder nur noch editiert, nicht mehr gelöscht oder neu hinzugefügt werden, sofern bereits Profildaten in der Datenbank von officemailer vorliegen.

Contact Center bearbeiten
Diese Ansicht hilft Ihnen bei der Generierung Ihres Contact Centers. Dazu legen Sie einfach eine Bezeichnung fest (max. 80 Zeichen) und bearbeiten die möglichen
Optionen, welche in diesen vier Registerkarten gruppiert sind:

Formularfelder
Texte
Design
Aktionen

Registerkarte „Formularfelder“

Um Felder für das Anmeldeformular des Contact Centers zu erstellen oder zu bearbeiten, können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

Beschriftung	Kurzbeschreibung	Einschränkung	Hinweise
Individuelle Felder	Es lassen sich bis zu 10 individuelle Formularfelder definieren (siehe separaten Abschnitt)		Die Reihenfolge der individuellen Formularfelder kann mit den Pfeiltasten angepasst werden, wenn vorher das zu verschiebende Feld in der Liste selektiert wird.
Erlaubnis zur Datennutzung einholen	Wählen Sie diese Schaltfläche, um eine zusätzliche Abfrage zur Einholung einer Nutzungserlaubnis für die ermittelten Daten in das Anmeldeformular einzubinden	Die Texte können in der Registerkarte „Texte“ bearbeitet werden
Anrede/Name	Das Anmeldeformular wird mit Kontakt-Formularfeldern für die Anrede (Herr/Frau) und dem Vor-/Nachnamen versehen	Maximal 50 Zeichen für Vorname; maximal 50 Zeichen für Nachname	Selektieren Sie das Optionsfeld „Pflicht“, um die Eingabe zu erzwingen.
Firma	Das Anmeldeformular wird mit einem Kontakt-Formularfeld für Firma versehen	Maximal 50 Zeichen	Selektieren Sie das Optionsfeld „Pflicht“, um die Eingabe zu erzwingen.
Anschrift	Das Anmeldeformular wird mit Kontakt-Formularfeldern für Strasse, Postleitzahl und Ort versehen	Maximal 50 Zeichen für Strasse; maximal 50 Zeichen für Ort; maximal 10 Zeichen für Postleitzahl	Selektieren Sie das Optionsfeld „Pflicht“, um die Eingabe zu erzwingen. Falls sich im Feld „Postleitzahl“ Länderkürzel befinden („D-„, „CH-„ „A-„) wird daraus automatisch der zugehörige Wert für das Feld „Land“ generiert.
E-Mail	Das Anmeldeformular wird mit einem Kontakt-Formularfeld für E-Mail-Adresse versehen	Maximal 50 Zeichen	Selektieren Sie das Optionsfeld „Pflicht“, um die Eingabe zu erzwingen. Andernfalls können keine automatischen E-Mail- Bestätigungen erzeugt werden. Sie können zusätzlich das Kontrollkästchen „bevorzugtes Format“ wählen, damit zusätzlich das bevorzugte E-Mail-Format abgefragt wird.
Telefon	Das Anmeldeformular wird mit einem Kontakt-Formularfeld für Telefon versehen	Maximal 25 Zeichen	Selektieren Sie das Optionsfeld „Pflicht“, um die Eingabe zu erzwingen.
Fax	Das Anmeldeformular wird mit einem Kontakt-Formularfeld für Fax versehen	Maximal 25 Zeichen	Selektieren Sie das Optionsfeld „Pflicht“, um die Eingabe zu erzwingen.
Mobil	Das Anmeldeformular wird mit einem Kontakt-Formularfeld für Mobil-Nummer versehen	Maximal 25 Zeichen	Selektieren Sie das Optionsfeld „Pflicht“, um die Eingabe zu erzwingen.
URL	Das Anmeldeformular wird mit einem Kontakt-Formularfeld für URL versehen	Maximal 50 Zeichen	Selektieren Sie das Optionsfeld „Pflicht“, um die Eingabe zu erzwingen.
Geburtsdatum	Das Anmeldeformular wird mit einem Kontakt-Formularfeld für das Geburtsdatum versehen	Die Eingabe muss in einem korrekten Datumsformat erfolgen: dd.mm.YYYY	Selektieren Sie das Optionsfeld „Pflicht“, um die Eingabe zu erzwingen.

Ein individuelles Formularfeld kann wie folgt bearbeitet werden:
Wählen Sie im Registerkarte „Formularfelder“ die Schaltfläche „Neu“. Es öffnet sich ein separates Fenster. Geben Sie hier die Feldbezeichnung/Frage, den Typ des Steuerelements zur Dateneingaben und ggf. die vorgegebenen Antwortoptionen ein.

Beschriftung	Kurzbeschreibung	Einschränkung	Hinweise
Beschriftung	Beschriftung des Formularfelds	Maximal 150 Zeichen	Diese Beschriftung muss ein Formularfeld eindeutig machen, d.h. kein anderes individuelles Formularfeld des Contact Centers darf dieselbe Bezeichnung haben.
Erläuterungen	Zusätzlicher Text, der unterhalb des Formularfelds und der zugehörigen Beschriftung erscheint (optional)	Maximal 250 Zeichen
Anzahl Ausprägungen	Wenn zu einem Formularfeld verschiedenen Antwortalternativen vorgegeben werden sollen, muss hier ein Wert>1 stehen, der für die Anzahl an Alternativen steht.	Werte von 1-10 sind wählbar
Typ	Typ des Steuerelements zur Dateneingabe	Texteingabefeld: (1 Ausprägung) Kontrollkästchen: (1 Ausprägung) Optionsfelder: (2-10 Ausprägungen) Drop-Down-Menü (2-10 Ausprägungen)	Es wird automatisch der Typ des zuletzt erfassten Formularfelds des Contact Centers vorgeschlagen, wenn es die gleiche Anzahl Ausprägungen besitzt
Bezeichnung der Ausprägungen; Vorselektiert	Wenn die Anzahl der Ausprägungen > 1 ist, müssen diese hier einzeln eingetragen werden. Darüber hinaus muss eine vorselektierte Ausprägung gewählt werden	Maximal 50 Zeichen; doppelte Einträge sind unzulässig	Es werden automatisch die Bezeichnungen der zuletzt erfassten Formularfeld-Ausprägungen des Contact Centers vorgeschlagen, wenn es die gleiche Anzahl Ausprägungen besitzt
Alle Löschen	Drücken Sie diese Schaltfläche, um alle Ausprägungen des Felds zu löschen
Speichern	Drücken Sie diese Schaltfläche, um das Formularfeld zu speichern und das Fenster zu schließen.		Das Formularfeld wird an das Ende der Liste aller individuellen Formularfelder gesetzt. Sie können die Reihenfolge aber noch jederzeit wieder ändern.
Abbrechen	Drücken Sie diese Schaltfläche, um das Formularfeld nicht zu speichern und das Fenster zu schließen.

Gestaltungsbeispiel für Formularfelder:

Beschriftung	Anzahl Ausprägungen	Typ	Bezeichnung der Ausprägung	Vorausgewählt
Sind Sie mit der Qualität unserer Produkte zufrieden?	3	Optionsfelder	Ja, sehr	X
			es geht
			nein

Gestaltungsbeispiel für Formularfelder:

Beschriftung	Anzahl Ausprägungen	Typ	Bezeichnung der Ausprägung	Vorausgewählt
Ihre Postleitzahl:	1	Texteingabefeld

Gestaltungsbeispiel für Formularfelder:

Beschriftung	Anzahl Ausprägungen	Typ	Bezeichnung der Ausprägung	Vorausgewählt
Wie alt sind Sie?	4	Drop-Down-Menu	14-29 Jahre
			30-49 Jahre	X
			50-64 Jahre
			65 Jahre und älter

Registerkarte „Texte“

Um die Texte für die Formulare, Antwortseiten und Antwort-E-Mails des Contact Centers zu bearbeiten, können Sie in der Registerkarte „Texte“ die Inhalte beliebig anpassen. Wählen Sie dazu jeweils das entsprechende Optionsfeld und der Text (bei den beiden Formularen jeweils mit Überschrift).

Es werden jeweils Standardtexte vorgeschlagen. Fehlt beim Abspeichern ein bestimmter Dialogtext, so wird automatisch dieser Standardtext eingebunden.

Hyperlinks werden automatisch verlinkt, wenn diese mit einem http:// beginnen und mit einem Leerzeichen vom Rest des Textes (und Umbrüchen) getrennt werden.

Beschriftung	Kurzbeschreibung	Einschränkung
Anmeldung
Formulartext	Überschrift und Fließtext, welcher auf der Anmeldeseite erscheint.	Maximal 250 Zeichen (Überschrift: 150 Zeichen)
Aufforderung zur Erteilung einer Erlaubnis zur Datennutzung	Dieser Text erscheint im unteren Teil des Anmeldeformulars, wenn die E-Mail-Adresse als Kontaktfeld abgefragt wird. Er soll den Interessenten dazu auffordern, eine Erlaubnis zur Speicherung der personenbezogenen Daten zu erteilen	Maximal 250 Zeichen
Nutzungserlaubnis ohne Einschränkung	Erste Antwortoption zur Erteilung einer Nutzungserlaubnis (z.B. zu Werbezwecken), die ohne Einschränkung vergeben wird	Maximal 250 Zeichen
Nutzungserlaubnis mit Einschränkung	Zweite Antwortoption zur Erteilung einer Nutzungserlaubnis (z.B. zu Werbezwecken), die mit frei definierbaren Einschränkung vergeben wird	Maximal 250 Zeichen
Keine Nutzungserlaubnis	Dritte Antwortoption zur Erteilung einer Nutzungserlaubnis, die nicht vergeben wird. Das Formular kann mit Auswahl dieser Option nicht erfolgreich abgesendet werden – es erscheint eine Fehlerseite	Maximal 250 Zeichen
E-Mail-Aufforderung für zweite Zustimmung (Double-Opt-In)	Nach einer erfolgreichen Anmeldung kann dem Interessenten automatisch eine E-Mail mit einem speziellen Hyperlink gesendet werden. Um die Anmeldung abschließend zu bestätigen, muss der Interessent diesen betätigen. Den oberhalb des Hyperlink befindlichen Text können Sie hier festlegen.	Maximal 1000 Zeichen (Betreff: 150 Zeichen)
E-Mail-Bestätigung an Interessent (Anmeldung)	Nach einer erfolgreichen Anmeldung kann dem Interessenten automatisch eine E-Mail-Bestätigung gesendet werden (siehe „Contact Center bearbeiten“). Den zugehörigen Text können Sie hier festlegen.	Maximal 1000 Zeichen (Betreff: 150 Zeichen)
E-Mail mit Abmeldemöglichkeit (personalisierter Hyperlink)	Die Bestätigungs-E-Mail für die Anmeldung beinhaltet zusätzlich einen Hyperlink zur automatischen Abmeldung (direkt; ohne Abmeldeformular)
Antworttext, wenn die Formulareingaben korrekt sind	Antworttext bei einer erfolgeichen Anmeldung und Speicherung der Daten	Maximal 250 Zeichen
Antworttext, wenn die Eingaben noch bestätigt werden müssen (Double-Opt-In)	Der Interessent erhält zeitgleich per E-Mail die Aufforderung, seine Anmeldung zu bestätigen.	Maximal 250 Zeichen
Antworttext, wenn die Formulareingaben fehlerhaft sind	Antworttext bei einer fehlerhaften Anmeldung, d.h. fehlende oder falsche Pflichteingaben	Maximal 250 Zeichen
Antworttext, wenn Einverständnis für den Gebrauch der persönlichen Daten nicht vorliegt		Maximal 250 Zeichen
Antworttext, wenn unerlaubt ein Formular mehrfach ausgefüllt wurde.	Bis zum nächsten Datenabgleich darf für jedes Contact Center nur eine Anmeldung eines Interessenten (E-Mail-Adresse) abgegeben werden. Bei anonymen Umfragen wird dies mit der IP-Adresse überprüft, die in einer separaten Liste hinterlegt wird. Diese Liste wird bei Deaktivierung des Contact Centers wieder gelöscht.	Maximal 250 Zeichen
Abmeldung
Formulartext	Text, der auf der Abmeldeseite erscheint.	Maximal 250 Zeichen (Überschrift: 150 Zeichen)
Antworttext, wenn die Eingaben korrekt sind	Antworttext bei einer erfolgreichen Abmeldung. Erfolgreiche Speicherung der E-Mail-Adresse/UserID, um zugehöriges Profil beim nächsten Datenabgleich zu löschen. Bei Abmeldungen ohne Nutzung eines Formulars wird standardmäßig immer die Antwortseite des aktuellsten Contact Centers aufgerufen.	Maximal 250 Zeichen
Antworttext, wenn die Formulareingaben fehlerhaft sind	Antworttext bei einer erfolglosen Abmeldung. Die E-Mail-Adresse fehlt oder ist syntaktisch inkorrekt	Maximal 250 Zeichen
Antworttext, wenn unerlaubt das Formular mehrfach ausgefüllt wurde	Bis zum nächsten Datenabgleich darf für jedes Profil nur eine Abmeldung eines Interessenten (E-Mail-Adresse) abgegeben werden, sofern die Skripte entsprechend konfiguriert sind	Maximal 250 Zeichen
E-Mail-Bestätigung an Interessent (Abmeldung)	Nach einer erfolgreichen Abmeldung kann dem Interessenten automatisch eine E-Mail-Bestätigung gesendet werden (siehe „Contact Center bearbeiten“). Den zugehörigen Text können Sie hier festlegen.	Maximal 1000 Zeichen (Überschrift: 150 Zeichen)

Schaltfläche	Kurzbeschreibung	Hinweise
	Rechtschreib- und Grammatikkorrektur des aktuell ausgewählten Textes auf Basis von Microsoft Word. Betreffzeilen von E-Mails werden nicht berücksichtigt.	Diese Funktionalität kann nur aufgerufen werden, wenn Microsoft Word auf dem PC installiert ist.
	Einfügen diverser Personalisierungsfelder in E-Mails (Text und Betreffzeile) an der aktuellen Kursorposition.	Personalisierungsfelder werden durch die Skripte mit Werten ausgetauscht, sofern diese vorliegen, d.h. in einem Formular abgefragt werden. Andernfalls wird eine leere Zeichenkette eingefügt.

Registerkarte „Design“

Innerhalb dieser Registerkarte können Sie das Design für

Das Anmeldeformular,
das Anmeldeformular sowie
allen Antwortseiten

gestalten.

Beschriftung	Kurzbeschreibung	Einschränkung	Hinweise
Vorlage verwenden	Ermöglicht die Nutzung einer beliebigen Vorlage in Form eines HTML-Dokuments; Selektieren Sie dazu einfach das Kontrollkätschen und wählen eine Datei aus.		Der Platzhalter [Content] wird dann automatisch durch den entsprechenden Inhalten (Text und Formularfelder) ersetzt.
Linker Rand	Größe des linken Rands für alle An-/ Abmelde- und Antwortseiten	Numerischer, positiver Wert	Diese Eingabe ist nur relevant, sofern keine Vorlage verwendet wird.
Grafik	Einzubindende Grafik; Selektieren Sie dazu einfach das Kontrollkätschen, klicken anschließend die Schaltfläche und wählen eine Datei aus.	JPG oder GiF; Dateiname ohne Sonderzeichen	Diese Eingabe ist nur relevant, sofern keine Vorlage verwendet wird.
Ausrichtung	Ausrichtung/Position der Grafik innerhalb eines Dokuments	Oben links, oben mittig, oben rechts, unten links, unten mittig, unten rechts, Hintergrund	Diese Eingabe ist nur relevant, sofern keine Vorlage verwendet wird.
Hintergrundfarbe	Veränderung der Hintergrundfarbe für das Dokument; Klicken Sie dazu einfach die Schaltfläche.		Diese Eingabe ist nur relevant, sofern keine Vorlage verwendet wird.
Schließen des Fensters zulassen	Wählen Sie dieses Kontrollkätschen aus, wenn das Anmeldeformular und die zugehörigen Antwortseiten anstatt eines Zurück-Hyperlinks einen Link zum Schließen des Fensters beinhalten sollen.		Diese Eingabe ist nur relevant, sofern keine Vorlage verwendet wird.
Officemailer-Logo ausblenden	Wählen Sie dieses Kontrollkätschen aus, wenn das Anmeldeformular keine Verlinkung zur officemailer-Website beinhalten soll.	Maximal 1500 Zeichen	Diese Eingabe ist nur relevant, sofern keine Vorlage verwendet wird.
Style-Sheet verwenden	Ermöglicht die Nutzung einer beliebigen Style-Sheet-Datei (*.css); Selektieren Sie dazu einfach das Kontrollkätschen und wählen eine Datei aus.
Überschrift	Bestimmen Sie hier den Schrifttyp, die Schriftgröße und die Schriftfarbe für die Überschriften. Die Farbe können Sie selektieren, wenn Sie die Schaltfläche klicken.		Diese Eingabe ist nur relevant, sofern keine Style-Sheet-Datei verwendet wird.
Fliesstext	Bestimmen Sie hier den Schrifttyp, die Schriftgröße und die Schriftfarbe für die Fliesstexte. Die Farbe können Sie selektieren, wenn Sie die Schaltfläche klicken.		Diese Eingabe ist nur relevant, sofern keine Style-Sheet-Datei verwendet wird.
Formularfelder	Bestimmen Sie hier den Schrifttyp, die Schriftgröße und die Schriftfarbe für die Formularfelder. Die Farbe können Sie selektieren, wenn Sie die Schaltfläche klicken.		Diese Eingabe ist nur relevant, sofern keine Style-Sheet-Datei verwendet wird.

Registerkarte „Aktionen“

Innerhalb dieser Registerkarte können Sie Aktionen festlegen, welche nach der erfolgreichen An- oder Abmeldung automatisch ausgelöst werden sollen:

Beschriftung	Kurzbeschreibung	Einschränkung	Hinweise
Anmeldungen folgender Zielgruppe zuordnen	Wählen Sie das Kontrollkätschen und im Dropdown-Menü eine Zielgruppe. Dann wird nach erfolgreicher Anmeldung ein Profil automatisch der Gruppe zugeordnet.	Profile ohne E-Mail-Adresse werden nicht berücksichtigt. Sofern das Kontrollkätschen „nur neue Interessenten“ ausgewählt ist, werden bestehende Profile nicht nachträglich der Gruppe zugeordnet.	Änderungen an dieser Einstellung machen es nicht notwendig, dass das Contact Center in der Übersicht „aktualisiert“ wird.
Anmeldungen aus folgender Zielgruppe löschen	Wählen Sie das Kontrollkätschen und im Dropdown-Menü eine Zielgruppe. Dann wird nach erfolgreicher Anmeldung ein Profil automatisch aus der Gruppe entfernt.	Dies gilt nicht bei anonymen Anmeldungen (d.h. bei fehlender E-Mail-Adresse)	Änderungen an dieser Einstellung machen es nicht notwendig, dass das Contact Center in der Übersicht „aktualisiert“ wird.
Nach erfolgreicher Anmeldung zu folgender URL weiterleiten	Wählen Sie das Kontrollkätschen und geben in das Texteingabefeld eine korrekte URL (z.B. http://www.officemailer1.de) ein. Dann erfogt nach erfolgreicher Anmeldung eine automatische Weiterleitung an diese Adresse.
Anmelde-Bestätigung per E-Mail	Wählen Sie das Kontrollkätschen, um eine automatische Anmeldebestätigung per E-Mail (Plain Text) für den Interessenten zu erzeugen. Deren Inhalt können Sie in der Registerkarte „Texte“ definiert werden.	Anonyme Anmeldungen (d.h. fehlende E-Mail-Adresse) werden nicht berücksichtigt
Double-Opt-In (2. Zustimmung in E–Mail notwendig)	Wählen Sie das Kontrollkätschen, um eine automatische Vorab-Anmeldebestätigung per E-Mail (Plain Text) für den Interessenten zu erzeugen. Deren Inhalt können Sie in der Registerkarte „Texte“ definiert werden.	Anonyme Anmeldungen (d.h. fehlende E-Mail-Adresse) werden nicht berücksichtigt	In diese E-mail wird ein Hyperlink generiert, mit welchen der Interessent die Anmeldung finalisiert werden kann
Abmelde-Bestätigung per E-Mail	Wählen Sie das Kontrollkätschen, um eine automatische Abmeldebestätigung per E-Mail (Plain Text) für den Interessenten zu erzeugen. Deren Inhalt können Sie in der Registerkarte „Texte“ definiert werden.	Es werden nur Abmeldungen per Formular berücksichtigt
Benachrichtigungs-E-Mail an Administrator/Benutzer	Wählen Sie das Kontrollkätschen, um eine automatische E-Mail-Benachrichtigung über eine Anmeldung für den Administrator/Benutzer vom officemailer zu erzeugen.

Hinweis:
Bei allen Änderungen an einem aktiven Contact Center ist es notwendig, dieses unter „Contact Center bearbeiten“ erneut zu speichern und in der Übersicht zu aktualisieren. Ausnahme: Änderungen an den Gruppenzuordnungs-Regeln.

Hinweis:
Bei allen Änderungen an den Texten von Antwort-E-Mails ist nach dem Abspeichern zusätzlich ein Datenabgleich nötig.

Datenabgleich

Um Profildaten (An- und Abmeldungen) oder Daten zur Erfolgsmessung von Mailings (Öffnungsraten und Klickraten) vom Webserver in die lokale Datenbank zu transferieren, ist vor jeder neuen Aktion ein Datenabgleich notwendig. Ebenso, um Texte für E-Mail zu einem Contact Center auf den Server zu spielen.

Anmeldungen

Nach dem erfolgreichen Absenden eines Formulars im Contact Center wird ein Datensatz auf dem Webserver hinterlegt, der bei einem Datenabgleich dem zugehörigen Profil zugeordnet wird. Wenn ein entsprechendes Profil noch nicht existiert, wird es neu angelegt.
Kunden können ein konkretes Formular nach einem Datenabgleich prinzipiell erneut ausfüllen. Ein Datenabgleich aktualisiert dann die entsprechenden Profildaten.

Abmeldungen

Nach dem erfolgreichen Absenden eines Abmeldeformulars wird ein Datensatz auf dem Webserver hinterlegt, der bei einem Datenabgleich zur vollständigen Löschung des zugehörigen Profils führt. Dieser Vorgang wird protokolliert und kann unter „Auswertung“ im Bericht „Gesamt-Fluktuation“ eingesehen werden.
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Beschriftung	Kurzbeschreibung	Einschränkung
Neue und ergänzte Profile markieren	Wählen Sie dieses Kontrollkätschen, um neue und aktualisierte Profile als „unbearbeitet“ zu markieren. Diese sind dann in der Übersicht „Profile“ mit einem Sternchen („*“) markiert, um schneller aufgefunden werden zu können.
Öffnungsraten von Mailings einholen	Wählen Sie dieses Kontrollkätschen, um die aktuellen Öffnungsraten von Mailings einzuholen. Es wird dann die Access-Logdatei des Webservers überspielt und nach relevanten Einträgen durchsucht.	Es werden nur Daten zu den letzten fünf Mailings aktualisiert; bei großen Access-Logdateien kann der Datenabgleich mehr Zeit in Anspruch nehmen
Klickraten von Mailings einholen	Wählen Sie dieses Kontrollkätschen, um die aktuellen Klickraten von Mailings einzuholen.
Abmeldungen in Ausschlussliste vermerken	Wählen Sie dieses Kontrollkätschen, um jede E-Mail-Adresse von Abmeldungen in die Ausschlussliste einzutragen.
Abmeldungen aus Datenbank löschen	Wählen Sie dieses Kontrollkätschen, um jedes abgemeldete Profil vollständig zu löschen.
Abmeldungen einer Zielgruppe zuordnen	Wählen Sie dieses Kontrollkätschen, um jedes abgemeldete Profil der von Ihnen selektierten Zielgruppe zuzuordnen.	Diese Option kann nicht gewählt werden, wenn das Kontrollkästchen „Abmeldungen aus Datenbank löschen“ gewählt wurde
Start	Durch Drücken der Schaltfläche „Start“ beginnt der Datenabgleich. Der Status wird in einer sichtbar werdenden Liste aufgezeigt.

Auswertung

Um Mailings, Profile und Contact Center auszuwerten, finden Sie in dieser Übersicht zahlreiche Berichte. Eingeteilt ist diese in zwei Registerkarten:

Registerkarte „Mailings“

Hier finden Sie eine Auflistung aller bereits versendeten Mailings. Wählen Sie einen Eintrag aus, um detaillierte Auswertung über die Schaltflächen auf der rechten Seite zu erhalten. Mit einem Doppelklick (linke Maustaste) öffnet sich eine Vorschau der E-Mail.

Beschriftung	Kurzbeschreibung
Vorschau	Durch Drücken der Schaltfläche „Vorschau“ wird die E-Mail aus dem in der Liste selektierte Mailing in einem separaten Fenster angezeigt
Löschen	Durch Drücken dieser Schaltfläche wird das aus der Liste selektierte Mailing inkl. zugehöriger Grafikdateien etc. unwiderruflich gelöscht
Empfängerliste	Durch Drücken dieser Schaltfläche öffnet sich ein Bericht. Dieser listet tabellarisch alle Empfänger des aus der Liste selektierten Mailings auf und stellt grafisch die Aufteilung erfolgreich versendeter E-Mails und Retouren dar.
Klickraten	Durch Drücken dieser Schaltfläche öffnet sich ein Bericht, welcher die Klickraten der einzelnen Hyperlinks zu dem selektierten Mailing aufzeigt. Es wird nur dann ein Bericht angezeigt, wenn vor dem Mailing in der E-Mail-Vorlage die Messung der Klickrate aktiviert wurde.
Öffnungsraten	Durch Drücken dieser Schaltfläche öffnet sich ein Bericht, welcher die Klickraten der einzelnen Hyperlinks zu allen Mailings aufzeigt. Es werden nur HTML-Mailings angezeigt. Bitte beachten Sie, dass im Anti-Spamfilter-Modus die Öffnungsraten ggf. nicht ermittelt werden.
Historie	Durch Drücken dieser Schaltfläche öffnet sich ein Bericht, der tabellarisch alle bisherigen Mailings auflistet. Auch der Verlauf der Retouren-Quote wird in diesem Bericht grafisch dargestellt.

Registerkarte „Contact Center und Profile“

Für die Analyse der gesammelten Profile und der Contact Center lassen sich in dieser Registerkarte vielfältige Berichte anzeigen:

Beschriftung	Kurzbeschreibung
Bezeichnung	Selektieren Sie aus dem Drop-Down-Menü ein Contact Center, sofern Sie eine Auswertung vom Typ „Standard“, „Detailliert“ oder „Verlauf“ aufrufen möchten.
Standard	Dieser Bericht zeigt die mengen- und anteilsmäßige Verteilung von Formulareingaben in dem selektierten Contact Center aus. Dazu wird für jedes Formularfeld ein Tortendiagram dargestellt. Die Ausprägungen von Freitextfeld werden alle einzeln aufgelistet und können daher im Bericht viel Platz beanspruchen. Sortiert ist der Bericht in der Reihenfolge der Formularfelder. Wählen Sie zunächst ein Contact Center aus dem Drop-Down-Menü aus und klicken dann „Ok“.
Detailliert	Siehe Option „Standard“ – zusätzlich wird für jede Formularfeldeingabe eine Liste der Interessenten aufgeführt, welche die Eingabe vorgenommen haben. Anonyme Profile werden mit einem xx@xx.xx gekennzeichnet.
Verlauf	Die reine Anzahl an Formulareingaben (Anmeldungen) wird hier im Verlauf dargestellt. Dazu zählen Neuanmeldungen und Profil-Ergänzungen. Abhängig von der Dauer seit der Aktivierung des Contact Centers, ist der dargestellte Intervall ein Tag, 14 Tage oder ein Monat. Wählen Sie zunächst ein Contact Center aus dem Drop-Down-Menü aus und klicken dann „Ok“.
Gesamt-Fluktuation	Die Abmeldungen (übe ein Formular oder mittels Abmeldelink innerhalb eines Mailings) werden in diesem Bericht der Gesamtanzahl an Interessenten im zeitlichen Verlauf gegenübergestellt. Klicken Sie die Schaltfläche „Ok“, um den Bericht zu öffnen.
Profilmerkmale	Wählen Sie dieses Optionsfeld und klicken die Schaltfläche „Ok“, um eine grafische Übersicht zu diversen Profilmerkmalen (z.B. Geschlecht) zu generieren.
Adressliste	Wählen Sie dieses Optionsfeld und klicken die Schaltfläche „Ok“, um eine Adressliste aller Profile zu generieren.

(4) Fehlerbehandlung

Eine so umfangreiche Software wie officemailer kann leider nicht verhindern, dass es bei der Installation und bei der Benutzung zu Fehlern kommen kann. Nachfolgend werden die häufigsten Probleme mit den üblichen Ursachen kurz skizziert.

Symptom	Mögliche Ursachen	Fehlerbehebung
Das Programm lässt sich nicht starten und erzeugt einen Datenbankfehler	MDAC nicht korrekt installiert	Sofern Sie nicht unter Windows XP bzw. Office XP arbeiten, installieren Sie MDAC 2.6 oder neuer auf Ihrem PC.
	Microsoft Jet nicht korrekt installiert	Unter Windows ME/98/NT 4.0 müssen Sie darüber hinaus Jet 4.0 SP3 installieren
	Defekte Datenbankdatei	Benutzen Sie eine aktuelle Datenbankkopie, in dem Sie z.B. die Namen von Original und Kopie tauschen
Der Mailing-Designer lässt sich nicht öffnen (Programmabsturz).	Fehlerhafter Installationsvorgang	Installieren Sie das Programm neu. Achten Sie darauf, dass die Datei dhtmled.ocx und triedit.dll korrekt installiert und registriert werden. Und zwar im Ordner /Programme/Gemeinsame Dateien/Microsoft Shared/Triedit/ Wiederholen Sie die Registrierung ggf. manuell.
Online-Registrierung lässt sich nicht durchführen	PC ist nicht online	Online-Verbindung herstellen
	Der Port 80 wird durch eine Firewall bzw. einen Proxy geschützt.	Ermöglichen Sie die direkte Kommunikation über Port 80 für die Online-Registrierung. Sofern Sie keinen Test-Registriercode verwenden, wird der Port nicht weiter benötigt und Sie können den Schutz nach der Registrierung wieder aktivieren.
E-Mails lassen sich nicht versenden	Fehlermeldung: Objekterstellung durch ActiveX Komponente nicht möglich 429 Abbruch	Installieren Sie das Programm neu. Achten Sie darauf, dass die Datei CSMail-SSL.dll korrekt installiert und registriert wird. Wiederholen Sie die Registrierung ggf. manuell.
	Authentifizierung funktioniert nicht.	Achten Sie auf korrekte Zugangsdaten. Und zwar für SMTP und auch für POP3. Die E-Mail-Adresse für den Absender muss für den Versand über das SMTP-Konto zugelassen sein.
Profile lassen sich nicht importieren	Keine (neuen) E-Mail-Adressen vorhanden.	Standardmäßig werden nur neue Profile importiert. Wenn keine gefunden werden, wird kein Datensatz importiert. Wählen Sie ggf. „Profile aktualisieren“.
	Fehlerhafte Datenquelle	Überprüfen Sie die Datenquelle. Stimmen der Pfad und die Zugriffsberechtigung? Lässt sich die Datei/Datenbank auf konventionelle Weise öffnen? Unter Excel: Haben Sie das korrekte Tabellenblatt geöffnet?
	Sonstiges	Siehe Datei error.log im Programmverzeichnis.
Contact Center lässt sich nicht aktivieren	Falsche Pfadangaben und FTP-Zugangsdaten	Beachten Sie in den Einstellungen „Webserver“ die korrekte Zugangsdaten und Pfade. Insbesondere beachten Sie, dass die Unterverzeichnisse für HTML/Grafiken sich auf den WWW-Root beziehen. Nicht auf den FTP-Root. Auch der Pfad vom FTP-Root zum WWW-Root wird oft falsch angegeben.
	FTP-Protokoll funktioniert nicht.	Wenn FTP durch eine Firewall bzw. einen Proxy geschützt wird, bearbeiten Sie bitte die Einstellungen für „Proxy/Firewall“.
	Sonstiges	Siehe Datei error.log im Programmverzeichnis.
Skripte lassen sich nicht ausführen	Falsche Zugriffsrechte	Die Skripte müssen von außen ausführbar sein. Unter Linux-basierten Webservern müssen die Zugriffsrechte dazu auf „755“ gesetzt werden.
	Falsche Pfadangaben im Skript	Achten Sie auf korrekte Pfadangaben im Kopf der Skripte bzw. der Config-Datei.
	Falsche Pfadangaben im Formular	Wenn das Formular auf einen falschen Pfad zu den Skripten verweist speichern Sie das Contact Center neu ab und aktualisieren diese bitte. Wenn der Pfad immer noch inkorrekt ist, überprüfen Sie bitte in den Einstellungen „Webserver“ die korrekten Pfade. Insbesondere beachten Sie, dass die Unterverzeichnisse für HTML/Grafiken sich auf den WWW-Root beziehen. Nicht auf den FTP-Root. Auch der Pfad vom FTP-Root zum WWW-Root wird oft falsch angegeben. Nach jeder Änderung sollten Sie das Contact Center erneut speichern und aktualisieren.
Datenabgleich lässt sich nicht durchführen	FTP-Protokoll funktioniert nicht.	Wenn FTP durch eine Firewall bzw. einen Proxyserver geschützt wird, bearbeiten Sie bitte die Einstellungen für „Proxy/Firewall“. Achten Sie in den Einstellungen auch auf korrekte Zugangsdten für das FTP-Konto. Gehen Sie versuchsweise mal analog mit einen konventionellen FTP-Client vor, um die Zugangsdaten und Pfade zu überprüfen.
	Es werden keine Profile gefunden, obwohl das Formular sich fehlerfrei ausführen ließ.	Beachten Sie in den Einstellungen „Webserver“ die korrekte Zugangsdaten und Pfade. Insbesondere achten Sie auf den korrekten Pfad vom FTP Root zum Datenverzeichnis. Dieser muss mit dem absoluten Pfad zum Datenverzeichnis im Skript korrespondieren.

(5) Abschlussbemerkung

officemailer wird regelmäßig erweitert. Nicht alle Erweiterungen und Veränderungen können zeitgleich in diesem Administratoren-Handbuch abgebildet werden. Differenzen sind somit möglich.
Für Irrtümer wird keine Haftung übernommen.

Stand: 01.02.2007

Version 4.0 Handbuch

Unterstütze Proxy-Server/Firewall-Standards

Datenbank von officemailer

Installation Datenbank auf separatem PC/Server

Starten von officemailer

Beenden von officemailer

Mayer GmbH

Beispielweg 11

Kundenservice

ftp.proxy.xxxx.de

USER after logon

smtp.proxy.xxxx.de

Standard SMTP Proxy

Pop3.proxy.xxxx.de

pop3.proxy.xxxx.de

Standard SMTP Proxy

Standard POP3 Proxy

Filtermodus „Manuell“ (vorselektiert)

Beschriftung für E-Mail-Empfänger

Version 4.0

Handbuch